Отдел за доставки: неговата структура и функция

Много предприятия и организации в хода на своята работа стигат до извода, че е необходимо да се създаде специален структурно подразделение, наречен отдела за покупки. Основната му задача е да търси и да си сътрудничи с доставчици на качествени материали и суровини, както и набор от компетентни специалисти, способни да организират ефективна работа в отдела. С правилния подход новата единица, разбира се, ще изисква допълнителни разходи и време и финансови ресурси, но в бъдеще тя ще донесе много повече ползи, тъй като тя ще максимизиране на печалбата.

Най-важната точка е самият процес на формиране на ново разделение, тъй като е необходимо ясно да се установят целите и задачите, които трябва да се изпълняват, а също така да се очертае определен обхват от задължения и изисквания за работа. Набирането на персонал е не по-малко трудно. Отделът за покупки трябва да бъде под ръководството на интелигентен, общителен човек, който не само може да взема решения в най-кратки срокове, но и поотделно, за да намери подход към всеки контрагент. Задълженията на управителя включват и създаването на длъжностни характеристики, които са задължителни за спазването от всички служители на фирмата. Този документ трябва да съдържа правата и задълженията на персонала, мярка за отговорност за допускане на нарушения или отклонение от работния график. Всеки параграф трябва да съдържа ясна информация, която всички служители могат да разберат.

Специалистите на отдела разработват списък на продуктите, необходими за редовното попълване на резервите на компанията, а след това започват да търсят контрагенти. При избора им е необходимо да се надграждат целите, преследвани от отдела. Например, ако задачата на предприятието е да намали цената на готовите стоки чрез намаляване на цената на материалите за доставка, експертите търсят суровини с приемливо качество, но на по-ниска цена. Работата с доставчици се счита за един от най-важните моменти, тъй като при компетентни преговори специалистът може да получи значителна отстъпка от продукта, тогава не е нужно да се жертвате качествени характеристики. От горното може да се види, че този отдел наистина помага за намаляване на разходите, без да навреди на самата компания.

Когато се създава отдел за покупки, управителят трябва да дели този процес на няколко отделни етапа или стъпки, всеки от които има конкретна задача и мотивация за действие. Като цяло могат да бъдат представени четири етапа:

1. Описват се длъжностните характеристики, одобрява се списъкът на служителите, отговарящи на критериите. Инструкцията трябва да бъде направена толкова компетентно, че специалистът няма нито един въпрос за това, какво върши фирмата и нейния отдел и какви са нейните задължения. Просто казано, на първия етап отделът е структуриран, т.е. разпределението на функционалните изисквания за всеки служител. Структурата на отдела трябва да се основава на рационалното възлагане на задачи. В най-добрия случай трябва да разпределите всички доставчици, така че да няма повече от пет контрагента на един служител.
2. Системата е планирана развитие на персонала, например, се прави оценка за провеждане на допълнителни семинари или за изпращане на високоплатени колеги до курсове за напреднали.
3. Създава се система за трудово възнаграждение на служителите, включваща тарифна скала и схема за бонуси, която позволява на лицата да бъдат възнаградени за успеха в работата си. Различните бонуси и бонуси са силна мотивация за подобряване на собствените способности, а за предприятието това служи като инструмент за повишаване на ефективността на работата.
4. Като последна стъпка е необходимо да се разграничи организацията на системата за контрол. Отделът за обществените поръчки се отнася до звената, в които се обръщат значителни парични ресурси. Тяхната предвидена употреба трябва да се контролира и регулира безпроблемно.