Матрицата на RACI като инструмент за управление на отговорността. RACI: декодиране

Една от най-честите причини за неуспешни проекти е лошото разпределение на функциите между членовете на екипа. Със сигурност вече сте се сблъскали с това: при най-малка трудност участниците започват да търсят виновните и да си поемат отговорност един на друг, вместо да решават проблема. И за да се избегнат подобни ситуации, беше измислена матрицата RACI - прост и ефективен инструмент за планиране на човешките ресурси.

"Под микроскоп": 4 ключови роли във всеки проект

Разпределението на задачите е една от основните отговорности на управителя. Но на практика всичко обикновено изглежда различно: главата просто назначава членовете на екипа с очакването експертите да решат кой и какво да правят. Но какво ще стане, ако крайният срок бъде прекъснат или беден продукт с лошо качество? "Аз не правя това", "те не ми казаха" hellip- И никакви полезни действия.

Компетитивно изградената матрица за отговорност на RACI позволява да се решат много проблеми. Според тази техника, независимо от сложността и обхвата на работата, член на екипа на всеки проект изпълнява една от четирите роли.

R - Отговорен

В превода Отговорен означава "изпълнител". Това е служител, на когото отговаря пряко отговорността за изпълнението на конкретен участник в работата. Въпреки това, в повечето случаи той не избира методите за разрешаване и се подчинява на ръководителя на проекта.

Тази роля се възлага на компетентни служители и специалисти - хора, които знаете как да правите. В RACI изпълнителите изпълняват следните функции:

• да определи какво точно трябва да се направи за изпълнението на проекта и колко време ще му отнеме (при условията, наложени от "върха");
• да направи списък на необходимите ресурси;
• участва в координацията и одобряването на техническата документация;
• - анализира напредъка на проекта и междинни резултати;
• дайте на мениджъра отчети за свършената работа.

В екипа има няколко такива. В допълнение, тази роля може да се комбинира с други. Най-често срещаната комбинация е Accountable + Resbonsible (в превод - "responsible + executor").

А - отговорен

"Отговорен" или "отговорен" е основният ръководител на проекта. Той е този, който отговаря за осигуряването на изпълнените задачи навреме, с необходимото ниво на качество и в рамките на разпределения бюджет. В допълнение, A:

• избира изпълнители и екип за управление на проекти;
• възлага задачи на всички участници;
• контролира напредъка на работата;
• разпределя ресурси между изпълнителите;
• съхранява отчет за използването на ресурсите и също така оправдава на куратора необходимостта от отпускане на допълнителни средства;
• разглежда идеи и предложения на други членове на екипа, може да ги одобри или отхвърли.

Обикновено мениджърът на проекта действа като "връзка" между клиента или висшето ръководство и екипа.

В - Консултации

Третата роля в матрицата на RACI е "консултант" (понякога се нарича "куратор"). Заедно с лидера, участва в управлението на проекти, но се занимава главно с решаването на стратегически въпроси:

• одобрява всички промени в обхвата и продължителността на работата;
• разпределя ресурсите, необходими за изпълнението на проекта;
• ако е необходимо, ще координира с клиента необходимостта от увеличаване на бюджета;
• получава от мениджъра отчети за извършената работа;
• взема решения във всички непредвидени ситуации в случай на критични промени, които могат да повлияят на времето и цената на проекта.

Ролята на консултантите обикновено се възлага на висши мениджъри. Те определят глобалните цели и след това определят ръководителя на проекта, който вече разпределя задачите сред членовете на екипа.

Аз - информирани

В допълнение към изброените роли, матрицата RACI показва "информирано" ("наблюдател"). Той изпълнява функциите на администратор и основно се занимава с организацията на работния процес. Надзорникът се подчинява на ръководителя на проекта, обаче, за разлика от останалите участници, той не носи отговорност за неговите резултати. Вместо това той:

• събира и систематизира цялата информация за проекта, ресурсите и плановете;
• съхранява протоколите от заседанията;
• приема документация от участниците в проекта, за да ги прехвърли в съответните структури;
• следи времето за подаване и правилността на попълването на отчетите.

Обърнете внимание, че връзката с наблюдателя е предимно едностранна. Основната му функция е да спаси мениджъра от това, че трябва да отделя време за бюрократични процедури и да го "разтовари".

Научете как да създадете RACI матрица от примера

Нека да поговорим за практическата страна на проблема. Как да съставим диаграма за разпределение на властта и отговорността?

1. Ние се съставяме да направим списък

На първо място, трябва да рисувате всичко, което трябва да направите. Степента на детайлност зависи от конкретния проект. Понякога, за опростяване на контрола и управлението, се разработват няколко матрици. Първо, да изброите основните блокове на работа и след това да ги разделите на отделни функции и задачи. Списъкът на произведенията е посочен в таблицата по вертикалната линия.

2. Изберете членовете на екипа

Тук е необходимо да се отговори на въпроса: "Кой ще бъде ангажиран в този проект?". Хоризонтално е необходимо да напишем всички служители и / или отдели, които участват в изпълнението на всички етапи - от планирането до представянето на резултатите и предаването на доклада.

3. Запълване на таблицата

След това можете да продължите към разпределението на функциите. За да направите това, трябва да имате ясна представа за всеки етап от работата и как тя работи в екип.

Да вземем нашия пример като основа и да спрем на етапа "Дизайн". В този случай R - изпълнител - само един. В процеса на работа той се ръководи от предварително подготвен прототип. следователно системен архитект, който е бил ангажиран в развитието си, на този етап изпълнява функцията на консултант В. Също така анализаторът и разработчикът могат да изразят своите желания. Крайният проект е одобрен от ръководителя на проекта (A). Но тестери и системен администратор на този етап не взимат никакви решения, а получават само информация за това как работи, и затова им се дава ролята на информирани - I.

Сортовете на модела

В повечето случаи можете да направите стандартна матрица. Въпреки това, когато работите по по-сложни проекти, понякога има нужда от допълнителни роли. Следователно през последните години се появиха две разширени версии на диаграмата на отговорностите.

RACI-VS

Тук към стандартните роли се добавят още две:

• Проверка (V) - служител или специален екип, който проверява до каква степен резултатът от изпълнението на определена задача съответства на одобрените критерии.
• Отметките (S) ще координират доставката на проекта с клиента, ще държат презентация и ще предоставят отчети. Обикновено тази функция се изпълнява от лицето, отговорно за извършването на работата (Отговорно), но RACI-VS за тази цел привлича отделен специалист.

Поради засиления контрол и по-близкия контакт с клиента, този модел е оптимален за технически сложни или мащабни проекти, над които работят десетки (или дори стотици) хора.

RASCI

В този вариант една нова роля се появява в матрицата - Подкрепа (S). Основните му функции са да осигури на проекта допълнителни ресурси, т.е. подкрепата на мениджъра и изпълнителите.

Идеалната ролева връзка

Матрицата RACI е съставена не само за да знае кого да "потисне" в случай на някакви проблеми. На етапа на планиране с тази таблица можете да видите слабостите в организацията на работния процес.

Вертикален анализ ви позволява да виждате задълженията и отговорностите на всеки от участниците в проекта, обективно преценявайте нивото на товара:

• много R - най-вероятно човек ще трябва да бъде разкъсан между няколко задачи, които ще окажат негативно влияние върху скоростта и резултатите от работата;
• много служител на "А" получава "за врата" за всички - препоръчително е да разпределя отговорността по-равномерно;
• няма клетки "R" и "A" - възможност да помислим за осъществимостта на този пост като такъв (всъщност плащате специалист, който не прави нищо);
• няма празни клетки - отново, проблемът с претоварването, не всеки може да изпълни едновременно толкова много задачи.

Хоризонтален анализ, на свой ред демонстрира качеството на организацията на работата на всеки етап. И тук често възникват проблеми:

• много R - може да има дублиране на функциите и някой от екипа изпълнява ненужна работа;
• много A - има "размиване" на отговорност и объркване при преминаването на проектите;
• голяма част от дискусията значително затруднява работния процес (трябва да изчакате, докато всеки направи своите редакции и коментари, намери компромиси и т.н.);
• не аз - може да бъде сигнал за факта, че твърде много изпълнители са ангажирани в една задача, което също забавя изпълнението на проекта.

С помощта на RACI управителят може бързо да открие претоварени или недостатъчно наети работници, безполезни работни места и работни места, за които никой не носи отговорност. Добре написано матрица може значително да се подобри качеството на управление и контрол на изпълнението на проектите, както и за намаляване на броя на конфликтите между изпълнителите ( "Аз не го правя изобщо ..." "Това, че той трябваше да направя ..." и така нататък. Г.).

Полезни съвети

За да може матрицата RACI да изпълнява функциите си и да гарантира ефективна гладка работа в компанията, е необходимо да се помнят няколко важни точки.

1. Когато попълвате таблицата, помислете за квалификацията на служителите. Така че, счетоводителят не трябва да бъде назначен като консултант (C) на етапа на оформлението на сайта поне защото не разбира тази област.
2. На всеки сайт трябва да има само един Отговорник (A). Ако има няколко, уточнете условията. Например, A1 - отговаря за тестване на версията на работния плот на сайта и A2 - отговаря за тестването.
3. Всяка задача трябва да има Отчетност и Отговорност (в превод - "Отговорен" и "Изпълнител").
4. Опитайте се да формулирате всяка задача колкото е възможно по-конкретно. Използвайте глаголи - "публикува", "подготви", "запис", "тест", "актуализация" и т.н. Препоръчително е да се уточни незабавно необходимите резултати - .. Не само "за сваляне на скоростта проверка" и "Уверете се, че скоростта на изтегляне сайт не повече от 0,8 секунди. "
5. Действията не бива да се прилагат за конкретен служител, а за длъжността като цяло.
6. По-добре е да се състави матрицата на RACI в екип, въз основа на анализа на реалните работни ситуации. Важно е всеки участник да осъзнава своята роля и задачите, с които се сблъсква.