Автоматизация на документооборота в предприятието. Управление на документи и Програма за управление на документи

Автоматизирането на движението на документи е мярка, към която прибягват почти всички съвременни предприятия. Дори малките фирми работят с множество различни документи, включително писма, бюджети, фактури, договори и всякакви изисквания. Именно поради тази причина, че почти всяка съвременна организация се опитва да използва тази мярка като работен процес, който се осигурява за сметка на пълнота и съхраняване на данни, по-лесно намиране и съхраняване на разнообразна информация, както и ограничаване на оптимизиране на времето, необходимо за нейното одобрение.

Защо това е необходимо?

Почти всички служители на компанията прекарват много време, опитвайки се да намери правилната информация и статистика красноречиво казва, че отнема около половината от работното време. Също така се случва да трябва отново да пресъздавате, вместо да прилагате някои документи, които съществуват "някъде". Това е стандарт е ситуация, в която на оригиналния текст на договора е адвокат в компютъра, както и откъси от дневник на ценните книжа, съпътстващи изпълнението на договори, изпълнени в счетоводната система, сметки и актове се съдържат във финансовия отдел на хартиен носител, както и кореспонденцията относно провеждането на договора работи в електронните пощенски кутии на служителите. Тази "дисперсия" на информация е изключително вредно за сигурността, целостта и последователността, той е в такива ситуации има действителна автоматизация на работния процес.

Поради въвеждането на специализирани информационни системи, повечето от проблемите се решават. Например, някои от системата за бюджетиране дава възможност да се създаде система от свързани помежду си бюджети, последвано от образуването и съхранението на различни версии на тези документи, както и индикация за състоянието им. По този начин проблемът с движението на бюджетните документи се решава частично чрез използването на такива системи.

Но не забравяйте, че сегашната бюджетна рамка, както и отчитането и ERP-системата в по-голямата част от случаите се работи с структурирана информация, т.е. вида на данните, които могат да бъдат създадени и съхранявани в табличен вид. Според повечето експерти, общата сума на данни на всеки съвременен бизнес структурирана информация осигурява само 20%, а останалата част включва електронна поща, текстови документи, различни съобщения за преговори и срещи, изображения и т.н. Доста често, без да извършва проучвания неструктурирана информация просто не е възможно да се направи един нормален kontektsta оценка, която вече присъства структуриран. Съхранение, събиране и последваща обработка на тези данни се осигурява чрез използването на такива мерки, като на работния процес, както и за управление на съдържанието системи информация за компанията.

Какво е това?

С помощта на електронната система за управление на документи се гарантира, че всяко взаимодействие между служителите на дадена организация се организира въз основа на предоставените документи. Отново 1C документ предвижда създаване на документи, възможността за преместването им в организацията и ще запази контрола върху изпълнението на документи и процеси, описани от използването им. По този начин електронното управление на документите предоставя на компанията огромен брой предимства, като превежда работата си на почти ново ниво.

Всеки отделен документ в такава електронна система се отличава с наличието на цял набор от реквизити, които я характеризират недвусмислено (често се нарича такива карти с карти). Картата може да съдържа разнообразна информация, включително типа документ, датата на образуване и промените, името на автора, както и мястото за съхранение и много други. В бъдеще системата за управление на документи ще осигури съхранението и извличането на необходимата документация в съответствие с реквизитите, посочени в тази карта.

възможности

Електронното управление на документи предоставя на организациите не само много предимства, но също така отваря много нови възможности, което също е важно.

Централизирано управление

Независимо колко голямо е конкретно предприятие, системата за управление на документи ви позволява бързо да променяте формите на документите, които се разпространяват върху нея. Например, за да промените формата на заявление за разходи за различни центрове за отговорност, достатъчно е да направите някои корекции на шаблона на приложението, което вече е съхранено в системата. След това служителите, които попълват такива приложения, вече няма да могат да използват документацията на остарялата форма, тъй като приложението е завършено и предавано чрез тази система.

Поддръжка на жизнения цикъл на документацията

Всеки документ, който ще бъде предаден и обработен във всяко предприятие, задължително преминава през няколко установени етапа. Например, ако говорим за корпоративния бюджет, първо трябва да бъде изготвен и след това одобрен и изпълнен в определени моменти. След това редица актуални и планирани индикатори на този бюджет се анализират внимателно и се изпращат до архива. В 1C циркулацията на документите осигурява строг контрол върху жизнения цикъл на документацията, като се вземат предвид основните изисквания на корпоративната среда, както и различните правни норми и индустриални стандарти в бизнеса на компанията.

Работа в екип

Електронна система за управление на документи осигурява много по-лесна организация на колективната работа по документи и може да включва професионалисти, които са в различни офиси или дори в различни градове.

Системата съхранява достатъчно голям брой версии на един и същ документ, в допълнение към преките и промяна, те могат да поясняват данните, това е, добавете към тях някои коментари и бележки, без да се засяга основната информация, която той трябва да достави.

конфиденциалност

По-скоро важна характеристика на такива системи е, че в една и съща 1С циркулацията на документите може да бъде подписана чрез специален електронен подпис с последващо криптиране. Благодарение на това, ако е необходимо, можете не само да потвърдите автентичността на тази или тази информация, но и уникално да определите автора, както и да постигнете най-ефективната сигурност при съхраняването на различни данни.

маршрутизация

Ако електронната система за управление на документи не е налице, тогава в този случай служителят, който участва в създаването на определени ценни книжа, задължително трябва да разбере кой е най-подходящ за прехвърляне на тези документи. Електронното управление на документи в предприятието ви позволява автоматично да прехвърляте данни на подходящия човек.

Самото маршрутизиране е безплатно и трудно. Безплатна дава възможност да се документира по посока на абсолютно всички получатели в зависимост от случая, а строгите осигурява възможно най-точно регулиране, но в специални случаи действието на предварително инсталиран в документацията на системата на правилата за движение може да е малко пауза (например, ако имате нужда да изпрати проекта на документ за преглед към външен специалист).

Контрол на достъпа

Съществуват няколко възможности за диференциране на правомощията на различните служители на компанията по отношение на управлението на документи. По този начин съвременните средства за автоматизация на работния поток ви позволяват да дадете на човек пълен контрол над данните, да ограничите възможността за редактиране или дори да позволите само да преглеждате или пояснявате някои файлове. Това значително опростява работата с различни данни и важното е, че става много по-сигурно.

интеграция

За да се гарантира максимална целостта на информацията, която се разпространява в рамките на определено дружество, електронното управление на документи в предприятието осигурява интегрирането на установената система с други - финансови, производствени, аналитични и т.н. Поради такива възможности за интегриране модерните системи за управление на документи често се използват като вид свързваща връзка между няколко видове софтуер.

Документите от всички системи, логически свързани с тази информация, обикновено се наричат ​​контекст. То може да включва съдържанието на хартия или електронна кореспонденция, факсове, платежни документи, протоколи от събития, видео или аудио записи и много други данни. Контекстът към документа може да бъде добавен ръчно или напълно автоматизиран в зависимост от предпочитанията и нуждите на ръководството.

Така например, съвременната система за автоматизация на управлението на документи в процеса на формиране и последващи промени в бюджетите дава възможност да се използват редица други контекстуални данни:

• всички видове маркетингови проучвания на пазара, включително не само собствени, но и такива, които са получени от външни източници;
• различни договори с контрагенти (купувачи или доставчици);
• специална нормативна и справочна документация;
• допълнителна документация, която отразява всички ограничения или предположения (например инфлация, валутни курсове и други данни);
• протоколи от заседания, държани за обсъждане на всяка версия е бюджетът, и включват всички видове на работниците коментари и наблюдения на участниците в процеса (често такава документация се изпраща сред всички служители чрез електронна поща и се съхраняват отделно от бюджетна информационни файлове).

Потребител, който работи с бюджет, по всяко време, ако е необходимо, може да видите някой от горепосочените документи, като модерна технология поток му позволява да направи това без никакви дълги търсения.

Какви системи използваме?

Едно от най-често срещаните софтуерни решения, които могат да бъдат намерени в руските компании, е комбинацията от помощни програми на Microsoft Outlook заедно с Microsoft Exchange Server. Първото приложение е основно инсталирано на практика на всеки компютър, докато Exchange Server често се използва за пълноправен сървър за електронна поща. Въпреки факта, че компаниите, които вече преди известно време, е въвеждането на електронен документ, държан, такива програми се използват само като платформа за електронна поща, след като някои централизирани настройки дори този софтуер може да се използва като доста функционален автоматизация на работния процес в продължение на почти всички организации, ,

В момента руският пазар е изпълнен с десетки различни системи, чрез които се осигурява автоматизирането на управлението на документите и тази подкрепа се предлага не само от западните, но и от местните предприемачи. Дори Майкрософт, освен горепосочените програми, предлага още инструменти като Content Management Server или SharePoint Portal Server.

Най-мощният от всички съществуващи системи се счита за Documentum, но основно само големи компании използват такъв автоматизиран процес. Циркулацията на документи на някои компании се автоматизира благодарение на софтуерния пакет Lotus Notes, но мнозина го наричат ​​"дизайнер на програмисти", тъй като е доста трудно да се създаде напълно функционираща система.

Какви са разликите между руската и западната система?

Ако говорим за основните разлики между вътрешни и външни комунални услуги, те се състоят от наличната скалируемост. Например, ако системите от западни разработчици могат да функционират в почти всяка операционна система, домашните са разработени основно само за един от тях, и естествено това често е Windows. Западните системи са конфигурирани да използват всяка СУБД. Такива ограничения на руските системи могат значително да усложнят възможността за изграждане на интегрирани решения на различни платформи.

По отношение на функционалност, като основната разлика се крие във факта, че в dokumentoproizvodstva автоматизация на Западния и работния процес изпълнява няколко програми, които могат да бъдат издадени в рамките на една марка, но целта за най-различни цели. Например, Documentum предлага няколко отделни продукта, които се използват за пълна автоматизация, както и интеграция с ERP системи, поддръжка на дизайна и работния поток и т.н. По-голямата част от софтуера, разработен в Русия, има за цел да реши конкретен проблем.

Важно е да се отбележи, че основната разлика се крие в подхода на двете страни към това, което е системата за автоматизация на работния поток. Западните системи са насочени към осигуряване на пълна автоматизация и последваща подкрепа на различни бизнес процеси от край до край, които се случват в рамките на организацията, докато по-голямата част от националните програми автоматизират само определени функции.

Цената на западните системи за приблизително варира от $ 400 до $ 1000 за всяко едно работно място, без да се смятат разходите за прилагането им, хардуер и софтуер, необходими за осигуряване на нормален електронен документ. Често самостоятелно въвеждане струва около половината от обичайната цена на лицензи, тъй като повечето от програмата за автоматизация на работния процес изпълнява различни промоции, но в някои ситуации, на цената на един порядък по-голяма. Един от най-трудните е винаги проектът за автоматизация на финансовата документация, защото за такива проекти цената за внедряване е приблизително 2-3 пъти по-висока от цената на лицензите.

Домашните програми се продават на цена от 200-600 долара за всяко работно място и в допълнение към това се вземат предвид разходите за допълнителни програми и разнообразно оборудване. Накрая, изчисляването на сравнителната цена се извършва по почти същия начин, както в западните системи.

Удобства

В повечето случаи процесите, свързани с хармонизирането на документи, например процесът на първоначално съставяне и по-нататъшното изпълнение на бюджетите, са приоритети за автоматизацията. Все пак много отбори използват офис автоматизация и управление на документи, т.е. процедури за регистриране на изходящи и входящи документи.

Въвеждането в работата на електронната система не се различава по принцип от прилагането на други автоматизирани системи, така че си струва само да се подчертаят отличителните черти на този проект.

Създаване на корпоративно хранилище

Въвеждането на система за автоматизация на управлението на документи във всеки случай осигурява създаването на корпоративно хранилище, в което ще се съхранява цялата документация. Логическата структура на подобно хранилище, разработването и по-нататъшното прилагане на политиката за сигурност, както и йерархията на съхранението на документи изискват максимална изчерпателност и трябва да се извършват на ранен етап от изпълнението на проекта.

Трябва да се има предвид, че функцията за съхранение може да бъде използвана в началото на проекта, поради което в началния етап е възможно да се преместят всички документи от текущите места за съхранение в едно корпоративно хранилище. Поради това потребителите могат да се запознаят с някои основни функции на системата и успоредно да я научат и използват. За да се ускори адаптацията на служителите към внедрените системи може да бъде чрез използване на сервизни функции като уведомяване за промени в документацията, появата на нови документи и т.н.

По този начин автоматизацията на работния поток се изисква от всяко модерно предприятие, което се стреми да развива и подобрява работата си.