Условно форматиране в Excel

С помощта на условно форматиране в електронни таблици в MS Excel клетките могат да бъдат направени по-изразителни, което се постига чрез промяна на цветовете, границата, пълненето и други параметри при извършване на определени действия.

Понятието за въпросния инструмент

То трябва да се използва, когато няма достъп до "1C", но е необходимо текущата информация да се показва в минути или дори секунди. За тази цел можете да използвате инструмента за условен формат на табличния процесор на Microsoft.

Данни за различни продукти могат да бъдат записани в тази програма. Те могат да бъдат много големи и може да има нужда да ги проследявате по различни параметри.

Условно форматиране в Excel за посочените условия се извършва чрез избиране на клетки или определен диапазон с цвят, набор от икони или хистограми.

Проследяването на входящи и изходящи продукти може да се извърши с помощта на филтър. Но е по-удобно да се създаде визуализация. За просрочените продукти може да се назначи червен цвят за тези стоки, в които изтича срокът на годност - жълт и т.н. Тези данни се въвеждат веднъж, когато таблицата е попълнена. След това, когато отворите данните, ще видите, че става червено, което става жълто.

Възможности за използване в различни версии

Поддържащото форматиране в Excel 2003 и по-новите версии се различава драстично. Това е така, защото в първата програма има само три възможности за задаване на това условие - въз основа на стойности или формули.

От версията за 2007 г. броят на условията за форматиране се е увеличил драстично и има повече визуални ефекти.

Помислете за примерите, когато използвате Excel 2016. По-ранните версии, започващи от 2007 г., имат незначителни различия, които потребителят може да разбере сам.

Един прост пример

Създайте нова книга. В раздела "Начало" търсим секцията "Стилове" и в нея виждаме бутона "Условно форматиране". Стрелката, разположена върху нея, ви позволява да избирате условия и да определяте определени правила.

Преди това трябва да въведете определени данни в тази книга. След това трябва да направите своя избор. След това кликнете върху бутона, озаглавен по-горе, и изберете "Правила за избор на клетки". Тук сме задали условието по стрелката, която сочи към падащото меню отдясно.

Отваря се диалогов прозорец, отляво посочваме конкретен параметър, от който се нуждаем. Вдясно посочваме условието за показване на стойности, съвпадащи с предварително зададеното условие.

Потвърдете направените промени, като натиснете Enter или кликнете върху OK.

Използване на инструмент по стойността на друга клетка

Да предположим, че в дадена база данни е необходимо да се определят числа, надхвърлящи определени стандарти. Това показва, че в една колона могат да се дават определени стойности, а в друга - специфичен стандарт.

Условните правила за форматиране в този случай се определят от диапазона, в който се въвеждат определени стойности, които съставляват базата данни. След избора си, кликнете върху горния бутон и през първия елемент изберете необходимото условие (повече, между, равни и т.н.). След това насочваме към клетката, в която се въвежда нормата. Тази връзка ще бъде автоматично въведена в диалоговия прозорец със същото име с условието, което е зададено по-рано. Вдясно в този прозорец избираме правилото за показване на информация, подлежаща на форматиране. В долната част на списъка можете да създадете своя собствена версия, ако не сме съгласни с предложенията.

Сравняваме различни бази данни

условен форматиране на клетки в Excel може да се извърши в определени диапазони. Например, колона А въвежда една стойност, а колона Б съдържа и други. Изберете първата от горе до долу. Кликнете върху познатия бутон, изберете едни и същи елементи. След появата на диалогов прозорец със същото име с името на избраното състояние, в лявата част на входния връзка спрямо (препратка_към_клетка = {}) от втория обхват. Ако просто кликнете върху желаната клетка от този диапазон, след това се появява връзка със знаците на американския долар, те ще трябва да бъдат премахнати.

Относителното позоваване се разбира като това на тях, което се променя във формулата, когато адресът е динамично спрямо новото местоположение. Ако и пред буквата, и преди цифровата стойност на адреса на клетката е знакът на американския долар, те казват за абсолютната референция. Във формулата стойностите на тази клетка за всяко движение няма да се променят. Също така има смесени референции, в които знакът на долара се поставя преди един компонент от адреса на клетката. В този случай движението ще се извърши или с колона, или с линия с подходящо копиране на формулата.

В случай на неправилен избор на един обхват и един и същ избор на референции във втория, анализът не работи. Правилният алгоритъм включва избора на клетките в първата колона отдолу-нагоре, а във втория - първата значима клетка.

Първият вариант на правила за формиране на няколко условия

Разпределяме набор от клетки (между другото, в Excel може да се приложи свободно форматиране на низове, а не само колони). Ние правим всички начини да създадем определено правило. В диалоговия прозорец задайте желания параметър вляво, а отдясно - начина, по който се показват данните, които ще се прилагат към информацията, съответстваща на предварително избраното състояние. Потвърждаваме въведените промени.

Повтаряме извършената процедура за друг параметър, но с различен начин за показване на данните. Това действие може да се повтори толкова пъти, колкото е необходимо. В резултат на това получаваме многоцветна маса.

Можете да използвате друга опция, която ще бъде разгледана по-долу.

Вторият вариант на формирането правила за няколко условия

Изберете желания обхват и кликнете върху бутона в групата "Стилове" и изберете "Създаване на правило". В диалоговия прозорец, който се показва, в горната част на него, кликнете върху "Използване на формулата на форматирани с illip клетки". В долната част на този прозорец определяме относителна или смесена връзка в ръчен или автоматичен режим, като посочваме конкретна клетка. След горната препратка поставяме аритметичния знак на приложеното условие. В дъното на този прозорец кликнете върху бутона "Форматиране" и изберете условието за избор.

Същите действия се извършват и за други стойности на условното форматиране.

Процесът, който се разглежда, по отношение на датата

Много бази данни съдържат колони или линии с име "Дата". За да направите това, изберете избрания диапазон, щракнете върху бутона със същото име с приложения инструмент, изберете правилото за избор на клетка и намерете раздела "Дата" там.

От лявата страна на диалоговия прозорец, изберете състоянието на техния подбор (например, през следващата седмица), потвърдете и да получи в резултат на разпределението на условно форматиране клетки, която датира съответстват на следващата седмица. По същия начин можете да зададете подобни правила за други параметри.

Прилагане на инструмента на ред от стойността, определена в клетката

В този случай се избира ред и условието за изпълнение на въпросното форматиране е определена стойност в определена клетка. Тук, най-често срещаните логически функции, които започват с думата "IF", препратката към линията е абсолютна и клетката е смесена.

Когато кликнете върху "Формат", изберете цвета за определеното състояние. В резултат на това получаваме многоцветна маса, в която линиите ще се различават по цвят, а не по колоните.

Прилагане на формули при използване на този инструмент

Да предположим, че от съществуващия обхват трябва да изолираме тези числа, които са свързани с нечетните числа. За да направите това, щракнете с едно и също име с разглеждания бутона инструмент в лентата с инструменти, изберете "Създаване на правило", а след това "Използване formuluhellip- форматирани клетки." В долната част въведете следната формула: = STAND ($ A1: 2) = 1 - и задайте формата, който ни подхожда. Потвърждаваме въведените промени, в резултат на което в таблицата тези номера, които са странни в колона А, ще бъдат откроени в посочения цвят.

Създайте информационно съобщение

Разпределяне на определени граници, например, в колона А. В клетка В1 влиза формула (= IF (А1> {opredelennoe_chislo} - "sverhnorma" -Ако {А1> {sleduyuschee_opredelennoe_chislo} - "трябва да се обърне внимание")). Тази формула може да включва различни стойности в зависимост от това колко информационни съобщения са необходими.

Кликнете върху Enter, в резултат на което в B1 ще се появи една от тези стойности на формулата, въведена в кавички. Начертайте тази формула до края на колоната в съответствие с броя редове с стойности в избрания диапазон.

След това за всяка стойност, получена в колона Б, създаваме правило за условно форматиране. В диалоговия прозорец изберете "Форматирайте само клетките, които съдържат", в долната част изберете "Текст", "съдържа" и какво трябва да съдържа. Задайте формата. Повтаряме тази операция за всяко информационно съобщение.

В заключение

Условно форматиране позволява на потребителя да избере някои данни за определени условия, за да ги визуализира върху онези от тях, които са важни за дадено лице в определен период от време. Статията разглежда как този инструмент може да се използва в обикновени случаи, както и в по-сложни - с използването на формули, информационни съобщения. Тези примери не изчерпват използването на въпросния инструмент. Тук са показани само най-често срещаните случаи на нейното приложение.