Елементи на вътрешната среда на организацията и нейните характеристики

Неразделна част от SWOT анализа е идентифицирането на пазарни възможности и заплахи, както и идентифицирането на слабостите и силните страни на компанията, които анализират различни елементи на вътрешната среда на организацията.

Каква е вътрешната среда на организацията?

Що се отнася до вътрешната среда на дадена организация, тя обикновено означава съвкупност от елементи, които могат да бъдат повлияни по един или друг начин, в сравнение с факторите на околната среда, които не могат да бъдат променени. Така че към вътрешната среда на организацията са:

1. Хора.
2. Цели.
3. Задачи.
4. Technology.
5. Структура.

Комбинацията от всички тези елементи е същността на организацията: хората, обединени в определена структура, изпълняват редица задачи, като използват определени технологии, за да постигнат крайните цели.

По този начин комбинацията от елементи на вътрешната среда на организацията може да бъде ефективна или не. Задачата на анализа е да се определят процесите, които са създадени идеално, както и онези, които намаляват общата рентабилност на компанията.

Как се класифицират елементите на вътрешната среда?

Основните елементи на вътрешната среда на организацията се класифицират в групи или така наречените секции:

• организационна част;
• маркетингов разрез;
• секция на рамката;
• парче за производство;
• финансов раздел.

За удобство на анализа елементите на всяка група се разглеждат отделно. В организационната част те изследват характеристиките на предприятието от гледна точка на организационната структура на компанията. Внимание се обръща както на йерархичните връзки в рамките на фирмата, така и на системата за взаимодействие между отделните структури на предприятието. Маркетинговата секция дава представа за гамата продукти, техните характеристики и предимства, факторите за ценообразуване, както и методите за маркетинг и реклама.

При разглеждане на финансовите съкращения се обръща внимание на финансовото отчитане, динамиката на ключовите показатели за разходите и рентабилността. Определя се ефективността на паричния поток. В секцията "Персонал" се разглежда връзката между ръководството и изпълнителния персонал и се анализират резултатите от трудовата дейност. Това включва корпоративната или организационна култура на организацията, методите за стимулиране и мотивиране на персонала.

Петият раздел "Производство" включва списък на технологиите, нормите, правилата и стандартите за производство на стоки и контролира тяхното качество. Разнообразието от иновативни разработки и изследвания, насочени към разширяване на обхвата или увеличаване на полезните свойства на стоките, също се отнасят до секцията за производство.

Персонал като елемент на вътрешната среда

Задачата на ситуационния подход при анализирането и вземането на управленски решения е да се изследва поведението на отделните служители, техните групи и естеството на влиянието на управленския персонал. Според икономическата теория персоналът е един от основните фактори на производството, но в съвременните реалности колективът на служителите става стратегически важен елемент.

Управителната задача е да се максимизира организацията на работата на персонала, като се вземат предвид няколко компонента от този процес:

• принципите за набиране и наемане на персонал;
• адаптиране на нови служители;
• наблюдение на персонала, неговите методи;
• мотивация и стимулиране на персонала;
• обучение, развитие на персонала;
• създаване и поддържане на корпоративна култура.

Така организационната организационна култура на организацията, неправилно коригирана в предприятието, може да стане слаба страна и в резултат на това да затрудни постигането на краткосрочни и дългосрочни цели и междинни задачи. Управлението на екипа остава едно от стратегическите насоки на лидерите.

Целите на компанията като елемент на вътрешната среда

Когато анализираме състоянието на компанията и планираме друга стратегия, се установяват една или повече цели. Задачата на мениджъра на компанията е да избира само постижими цели, които съответстват на състоянието на пазара и самата компания.

Наличието на достатъчно финансови ресурси, персонал и ефективно планиране в съвкупността води до правилно определяне на целите. Същевременно списъкът на общите цели трябва да бъде разделен на подколи или задачи, отговорността за чието изпълнение се разпределя между служители или отделения на организацията.

Например, компанията X, която навлиза на пазара със серийно производство, си поставя за цел: да заеме мястото на лидер на определен пазар в краткосрочен план. Дружеството X работи в различен сегмент, а при анализа на финансовите отчети беше установено, че в банката има голям заем за голяма сума. Освен това, анализът на политиката за персонала показа, че отделът по продажбите изпълнява функциите си неефективно и планираните индикатори не се достигат. Очевидно целта, поставена от ръководството, е не само трудна за постигане, но и почти невъзможна.

Примери за правилно формулирани цели:

• постигане на признаване на марката до 60%;
• увеличаване на пазарния дял до 16%;
• влезте в трите водещи компании на пазара;
• увеличаване на средната чек до 1500 рубли;
• да увеличи посещаемостта на сайта на 2000 души на ден.

По този начин, за да се определят ефективно целите, ръководството на компанията трябва да се основава на задълбочено проучване на пазара и актуалната позиция на компанията върху него.

Задачи на фирмата като елемент на вътрешната среда

След изготвянето на списъка на целите на компанията, е необходимо да ги разделите на задачи, т.е. компоненти. Рядко във всяка организация се определя само една цел. Така стратегическите цели на компанията се трансформират в оперативни цели за годината, половината или тримесечието. След това целта е разделена на списък от конкретни задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да се постигне желаният резултат.

Всяка от установените задачи трябва да има документиран краен резултат, както и отделите, отговорни за нейното изпълнение и конкретни служители. Ето един пример за превръщане на една от целите в списък с задачи. За да постигне целта за увеличаване на продажбите с 25%, компанията може да разпределя задачи по следния начин:

1. Увеличете графика на назначенията за всеки мениджър продажби с 5%. Отговорност и контрол принадлежи на началника на отдела Иванова ІІ.
2. Предварителен анализ на пазарната ситуация от маркетинговия отдел, разработване на рекламна компания с месечен мониторинг на изпълнението на препоръките. Отговаря - ръководителят на отдела АП Петров.
3. Разширяване на отдела за продажби до 20 души до края на годината. Отговорник - HR-мениджър А.И.Сидоров.
4. Откриване на 5 нови клона в регионите за 6 месеца. Отговорник - заместник-директор по развитие Г. Латтев, ръководител на човешките ресурси А.И.Сидоров.

По този начин ръководителят на организацията може да контролира процеса на постигане на целите на предприятието на етапи и правилната работа на ръководителите на човешки ресурси ще позволи на всеки служител да поеме личната отговорност за постигането на цялостния резултат.

Технологиите и тяхното място във вътрешната среда

Процесът на преобразуване на суровините в готови продукти изисква наличието на определени технологии. Ако това е завод за консервиране, са необходими специални линии, обучен персонал, одобрени стандарти и регистрирани патенти. Всички по-горе се отнасят до технологията на предприятието.

Не е изненадващо, но технологията, като елемент на вътрешната среда, присъства дори при малки ПИ или свободни работници. Например фотограф или дизайнер използва в работата си специален софтуер, хардуер и технология, без които просто е невъзможно да останеш конкурентен на пазара.

Структурата на предприятието като елемент на вътрешната му среда

Една от първите стъпки в анализа на вътрешната среда на дадено предприятие е подробното разглеждане на организационната структура. В същото време търговците и мениджърите установяват не само списък на вътрешните отдели, но и връзката между тях, йерархичното подчинение и зависимостта.

Йерархията в организацията на трудовия персонал спомага за ефективното разпределение на труда. Служителите са обособени и разделени на отделни групи и отдели и им се възлагат от различни подразделения. Йерархията в предприятието може да бъде хоризонтална и вертикална, а ефективността и качеството на разпределението на труда се разкриват в анализа.

Един от важните компоненти на такъв анализ може да бъде определянето на ефективността на информацията и другите потоци между организационните единици. Например в завод В, който произвежда части за автомобили, в изпълнението на плана се забелязват забавяния. Служителите бяха помолени да попълнят карти за работно време, бяха наложени санкции, но такива предварителни мерки за управление на екипа се оказаха неефективни.

При анализа на взаимоотношенията между отделите на фирмата Б се оказа, че грешката не се дължи на служителите, които произвеждат частите, а на отдела, отговорен за ремонта на оборудването. Така че много машини останаха на празен ход по-дълго от планираното време във връзка с продължителния ремонт.

Как да определим силните и слабите страни на предприятието?

Решението за управление се предхожда от задълбочен анализ на всички елементи на вътрешната среда, външната среда, последван от заключение за мястото на предприятието на пазара и неговите възможности.

Данните, получени при анализа, трябва да бъдат представени под формата на списък. Например, може да са такива:

1. Неквалифициран персонал в отдела по продажбите.
2. Липса на собствени натрупани средства.
3. Иновативно развитие на производството на стоки.
4. Наличие на заем в банка.
5. Широка гама от продукти.
6. Остановено оборудване в производството.

След изготвянето на такъв списък е необходимо да се отделят данните за качественото влияние, т.е. да се определи дали този или този фактор има положителен ефект върху дейността на компанията или отрицателен.

Така че в резултат първоначалният списък трябва да бъде разделен на две части и следващата стъпка трябва да бъде оценка на възможното въздействие на тези фактори върху вътрешната среда на организацията. Препоръчваме да използвате скала от 1 до 5 или от 1 до 10. Всяка позиция в списъка трябва да бъде оценена в точки, в зависимост от това колко силно влияе този фактор върху дейността на компанията.

Следващата стъпка е да се прецени възможната вреда, която може да причини всяка от елементите в списъка. В резултат на това списъкът трябва да бъде класиран според два показателя - възможности и вероятности. Подобен метод ще помогне да се прекъснат незначителните данни и да се създаде списък на основните проблеми, открити при анализа на факторите на вътрешната среда на организацията. Пример за качествен анализ на средата на организацията трябва да доведе до конкретен списък с не повече от 10 елемента за всяка от категориите - силните страни и силните страни на компанията.

Каква е връзката между вътрешната среда и SWOT анализа?

SWOT инструментът включва анализ на средата на фирмата, както вътрешна, така и външна. Елементите на вътрешната среда на организацията и нейните характеристики показват колко силни могат да бъдат използвани за постигане на конкурентни предимства. Списъкът на слабостите, получени по време на анализа, ще помогне да се коригира дейността на компанията, за да се сведе до минимум вредата или да се осъществи модернизация и подобрение.

Резултатът от SWOT анализа помага да се сравнят заплахите и възможностите на външната среда, т.е. на пазара, на който компанията работи или възнамерява да работи с фактори на вътрешната среда. Задачата на маркетолог, управител или мениджър е да състави маркетингов план по такъв начин, че при използване на силните страни на компанията, би било възможно да се избегне вреда от пазарни заплахи. Същото може да се каже и за комбинацията от пазарни възможности и силни страни на компанията - мениджърът трябва да реши как да ги използва ефективно заедно.

Как да направя SWOT анализ?

За да разберете как правилно да провеждате SWOT-анализ, помислете за най-честите грешки, които мениджърите правят при провеждането им.

Неразумното включване на елементи от вътрешната среда в категорията силни или слаби страни на компанията води до грешки в планирането. Всеки факт трябва да бъде подкрепен от конкретни цифри и данни от доклади. Възможно е да се каже, че компанията е лидер на пазара, но всъщност се потвърждава само от думите на главата, а не от пазарни проучвания.

Освен това, освен надеждността, всяка от бъдещите силни страни трябва да бъде сравнена с известните данни за конкурентите. Това ще покаже истинските силни страни на предприятието, което ще помогне за постигането на неговите цели.

Например, силата на компанията е близостта на ресурсните бази на ресурсите. Очевидно това дава много предимства на компанията, което помага да се спестят както финансови разходи, така и временни. Въпреки това при анализирането на тази информация по отношение на различията от конкурентите може да се окаже, че всички основни играчи се намират близо до източниците на суровини. Оказва се, че всяка компания има толкова силна страна на пазара и следователно няма да е възможно да се реализира печалба в сравнение с нейните конкуренти.

За удобство и предотвратяване на грешки е необходимо да се анализират конкурентите от наличните отворени източници и да се определят техните силни и слаби страни. Освен това е необходимо да се направи таблицата за проверка, при която се извършва сравнение на всеки елемент от вътрешната среда с конкурентите. В крайна сметка се оказва, че компанията не може да се похвали с толкова много предимства.

Всички препоръки за идентифициране на силните и слабите страни на компанията могат да бъдат приписани и на процеса на анализ на възможностите и заплахите на пазара. Цялата информация трябва да е надеждна и точна.

Често срещана грешка е индикацията за обща информация, която косвено влияе върху дейността на компанията. Или тяхното влияние е прекалено незначително, затова е невъзможно да се докаже. Например, неопитни мениджъри посочват такива фактори на външната среда:

• криза в страната;
• трудно положение в икономиката;
• нестабилен валутен курс.

Ако говорим за кризи в икономиката, не можем да измерим и планираме тяхното значение за дейността на определена компания. Факторът "криза" е доста неясен, така че той трябва да се разложи на определени компоненти, които действително засягат позицията на предприятието. Може би на държавно ниво е въведено задължително лицензиране или са определени квоти за някои дейности.

Що се отнася до нестабилния обменен курс, в SWOT анализа често се споменават онези компании, които нямат валутни зависимости. Ако компанията не внася или изнася, не купува суровини в чужбина, не продава готови продукти в други страни, влиянието на колебанията в обменните курсове оказва незначително въздействие върху дейността на компанията.

В заключение

Вътрешната среда на компанията е важен стратегически ресурс, който може да помогне или обратно да навреди на операциите на компанията. Вътрешната среда на организацията включва няколко основни елемента: хора, технология, структура, задачи и цели. Такъв набор от елементи не е случайно, както във всяка организация с определена структура, хора, които чрез технологиите постигат поставените задачи и общите цели на предприятието.

Ръководителят на организацията при вземането на управленски решения трябва да се основава на анализа вътрешната и външната среда на предприятието. Ако има очевидна заплаха на пазара, тогава ресурсите на вътрешната среда ще помогнат за преодоляването му. Същото важи и за възможностите на пазара, за постигане на максималния ефект, от който е възможно, само ако се използват вътрешните ресурси на предприятието.

Вътрешни ресурси околната среда в анализа се оценява от гледна точка на тяхното влияние и се разделя на силните и слабите страни на компанията. Организационната структура на организацията може да бъде слабата страна на организацията, но в същото време професионален и ефективен маркетингов отдел може да се отдаде на силата на предприятието.

При изготвянето на маркетингов план се разпространяват няколко общи цели под формата на задачи между отдели, отдели, групи и конкретни служители. Правилно коригирана система за мотивация и стимулиране на персонала, ръководството на екипа ще помогне да се даде на всяка задача лична отговорност на служителя. В този случай всеки служител в екипа ще разбере какво работи за постигането на една обща цел.