Как да създадете профили на работа, за да намерите ценни служители?

Преди всеки ръководител или управител да работи с персонала рано или късно става въпрос за замяна на свободна длъжност. Изборът на добър специалист не е лесна задача. За тази цел мениджърите често правят профили на публикации, които помагат да се ориентират в изискванията към кандидата.

Определение на понятието

Профилите на длъжностите са набор от професионални и лични компетенции, които трябва да съответстват на кандидата за определена длъжност. В момента няма официално описание на характеристиките, които трябва да притежава един представител на дадена професия, и затова тези документи се правят от самите лидери.

Можем да кажем, че профилът на длъжността е един вид стандарт, според който служителят трябва да изпълнява задълженията си. Описанието трябва да бъде подробно и най-важното - реалистично. Документът трябва да показва следните основни елементи:

• мястото и значението на позицията в организационната структура на дадено предприятие;
• функционалните задължения, които служителят трябва да поеме в тази длъжност;
• профил, който изброява основните умения, които кандидатът за длъжност трябва да има;
• личните качества, които са необходими за изпълнение на определени задължения;
• Минималният списък от изисквания, които организацията предлага на своите служители.

По този начин може да се каже, че профилите на работа са набор от характеристики, които служителят трябва да съответства. Това е определен стандарт, който описва задълженията, както и квалификационните и лични параметри на кандидата.

Защо имате нужда от профили на работа

преди Управители на човешки ресурси възниква редовен въпрос относно закриването на свободно работно място. Като не е направил изчерпателен профил за дадена длъжност, не е необходимо да се започва директен подбор на служителите. Този документ е вид намек, който се използва в следните случаи:

• избор на кандидати за свободни длъжности;
• за атестиране на вече работещ персонал, за да се определи степента на съответствие с поставената длъжност (и за служителите, които са преминали пробационния период);
• с оглед изготвянето на планове за обучение на персонала и повишаване на квалификацията;
• ако трябва да създадете резерв от персонал за бъдещето;
• с цел планиране на кариерния растеж и по-нататъшно популяризиране на служителите на ръководни длъжности в организацията.

Много често профилът на работа на кандидат за дадена длъжност е объркан с описанието на длъжността. Основната разлика между тези два документа е, че втората е съставена въз основа на изискванията на закона. Описание на длъжността е общ документ, изготвен за професията като цяло, а не за конкретен служител на определена организация. Той определя основните отговорности и условията на труд. Профилът на позицията е документ от местно естество, който няма ясни изисквания за съдържание и структура. Мениджърът по човешки ресурси (или друг персонал) го прави въз основа на личен опит или обща практика на организацията.

Професионални компетенции

Всяка длъжност изисква служителят да има определени компетенции. Това са квалификационните характеристики, които са необходими за изпълнението на определена работа. По този начин профилът на компетенциите за длъжностите обикновено включва следните елементи:

• стратегическо мислене (предполага способността да се правят дългосрочни планове, като се вземат предвид възможните рискове и алтернативи);
• влияние върху другите (способност да защитава гледната точка на някой, а също и да убеди другите за неговата коректност);
• умения за решаване на проблеми (способност за адекватно реагиране при нестандартни ситуации и трудности и бързо намиране на начини за излизане от тях);
• търсене на информация (избор и филтриране на данни, способност за намиране и използване на действителни източници);
• способност за работа с клиенти и партньори (интереси, разбиране на психологията, удовлетворяване на желанията и нуждите);
• гъвкавост (бърз отговор и вземане на решения в съответствие с променящата се ситуация);
• фокусиране върху качеството (познаване и прилагане на всички изисквания и норми, както и желанието за непрекъснато усъвършенстване).

В зависимост от съответната позиция списъкът с компетенции може да бъде разширен или стеснен. Профилът на професионалните позиции съдържа не само изисквания, но и степента на тяхната тежест (основна, висока, максимална). Този показател може да бъде определен от резултатите от интервюто или чрез специални психологически тестове.

Как се съставя

Изготвянето на профил на публикацията е доста труден процес. Необходимостта от това се дължи на факта, че този документ ви позволява да определите параметрите, които ценният служител трябва да има. Правилното формулиране на профила, персоналът в областта на човешките ресурси значително улеснява процеса на намиране и подбор на нови служители. При изготвянето на даден документ следва да се спазват редица препоръки и правила:

• Заглавието на длъжността трябва да е кратко и ясно да отразява неговата същност. Важно е също така да направите кратко описание, което да съдържа списък на основните задължения на служителя. Може да бъде представена под формата на списък с задачи. Това ще бъде в основата на профила на поста.
• Списъкът на основната информация за длъжността трябва да включва не само работната процедура, но и размера на заплатите, който ще бъде един от ключовите моменти в интервюто. Също така си заслужава да се опише йерархията на подчинеността, както и приблизителния списък на лицата, с които новият служител ще трябва да си взаимодейства.
• За да изпълнявате задълженията си по служба, имате нужда от набор от специфични компетенции. Този списък не трябва да бъде прекалено обширен (не повече от 10 точки). Тя може да бъде съставена въз основа на личен опит, теоретични проучвания, наблюдения на служителите, както и социологическо проучване. Можете да разделите компетенциите на няколко групи (например специфични и корпоративни).

Профилът трябва да бъде кратък и кратък в същото време. Това ще ви позволи да получите изчерпателна информация, без да отделяте твърде много време за обработката й.

Основните етапи на сътворението

Разработването на пощенския профил включва няколко последователни етапа:

• На първия етап от изготвянето на документа трябва да бъдат внимателно проучени длъжностните характеристики, както и цялата информация относно спецификата на работата на предприятието. Можете да говорите с персонала или социологическо проучване използвайки унифицирани формуляри.
• След това се определя кръгът на лицата, които ще вземат пряко участие в работата. Най-често този проблем се обработва от специалисти от отдел "Човешки ресурси". Независимо от това е важно да се включат и мениджърите на други служби, за които се изготвят профили. Работата може да се извърши съвместно или отделно, а резултатите могат да се комбинират в окончателен работен документ.
• Третият етап включва изучаване на организационната структура на предприятието с цел определяне на мястото на определена длъжност в него. Необходимо е да се идентифицират подчинените, както и непосредствените началници, пред които новият служител да води запис.
• След това подробно описание на функционалните отговорности, съответстващи на конкретна длъжност. Основава се не само регулаторни правни актове, но и личен опит в дадено предприятие.
• На петия етап ръководителят на човешките ресурси (или друг специалист, който се занимава с разработване на профили) трябва да определи списъка с познания и умения, които ще са необходими за изпълнение на задълженията по работа. Става дума за професионални компетенции.
• След като се вземе решение за компетенциите, важно е да се разпределят според степента на важност, както и нивото, на което специалистът да ги притежава. Това ще улесни избора на персонал.
• Освен това участниците в работната група трябва да определят какви лични характеристики трябва да имат кандидат за попълване на свободна длъжност. Понякога характеристиките на характера са още по-важни от професионалните компетенции, тъй като последните могат да бъдат изработени, а първите могат да се превърнат в сериозна пречка в работния процес.
• На осмия етап е необходимо да се определят общите изисквания за служителя. Обикновено това са секс, възраст, ниво на образование или професионален опит и т.н. Струва си да се отбележи, че първите два признака не винаги са подходящи за използване, защото законът може да ги третира като дискриминация.
• Последният етап включва определянето на критерии, според които ще се определя ефективността на работата на служителя. Те могат да се прилагат по време на пробния период или за периодична оценка на качеството на работа на съществуващите работници.

Трябва да се отбележи, че този алгоритъм не е задължителен за спазване във всички организации. В зависимост от големината на предприятието, както и от особеностите на неговата организационна структура, някои етапи могат да бъдат пропуснати, а други могат да бъдат въведени.

Извадка компилация

В момента няма унифицирана форма, според която профилът на изискванията за длъжността ще бъде изготвен. И за самите професии могат да бъдат наложени специфични изисквания на всяко предприятие. Независимо от това, ръководителите на персонала вече са развили определена практика, според която се изготвя профилът на длъжността. Извадката може да изглежда така:

• заглавието на длъжността, съгласно графика на персонала;
• кратко описание (какво трябва да направи работникът);
• основни условия (работен график, ниво на заплащане и т.н.);
• изисквания към кандидата за длъжността (ниво на образование, професионален опит в определена област, определени специални умения);
• разширен списък на длъжностните характеристики;
• корпоративните компетенции, които потенциалният служител на дадена организация трябва да има;
• психологически тестове и други методи за оценка на пригодността на служителя на дадена длъжност.

Това е приблизителна схема. Най-често тази структура има профил на публикацията. Извадката може да бъде разширена или стеснена в зависимост от структурата на организацията. Освен това могат да се въведат допълнителни параметри за конкретни публикации.

Профил на позицията на мениджъра на персонала

Мениджърът на човешките ресурси е една от най-отговорните позиции в компанията, защото служителят определя качествения състав на служителите. Следователно персоналът има специални изисквания, които са отразени в такъв документ като профила на длъжността. Пробата може да бъде както следва:

• умения за работа с хора (ръководителят на персонала трябва да има умения за диалог и решение на спорни въпроси);
• бързо участие (Специалист по човешки ресурси не трябва да бъде безразличен, той трябва да има интерес към решаването на определени проблеми);
• инициатива по въпроси, свързани с подобряването на структурата и качеството на персонала;
• отвореност към комуникацията (това качество е необходимо поради спецификата на длъжността);
• ентусиазъм за решаване на текущи проблеми;
• положително настроение, което ще бъде предадено на всички останали членове на отбора;
• способност за провеждане на разговор (управителят получава водеща роля в разговор с потенциални и истински служители);
• лидерски качества;
• умения за публично говорене (за представяне на доклади и доклади на висшето ръководство, както и провеждане на семинари за подчинени);
• нестандартното мислене за вземане на креативни решения в извънредни ситуации;
• ораторни способности, убедителни изказвания;
• бързината на мислене и бързината в действие;
• способността да се адаптира към променящите се условия (както и подпомагане на новоназначените служители);
• липса на страх от риск (тази характеристика трябва да бъде умерено изразена);
• независимост при вземането на решения;
• способността да експериментирате и да намирате нови подходи към управлението;
• чувство за хумор, което помага да се премахнат стресиращите и стресови ситуации.

Профилът на длъжността на ръководителя, отговарящ за подбора на персонала, трябва да бъде изготвен с особено внимание, тъй като тази позиция е от ключово значение за всяко предприятие. Лицето, претендиращо за тази длъжност, трябва напълно да отговаря на изискванията, защото е на раменете му, че ще отговаря за формирането на персонала.

Изисквания към мениджъра на продажбите

Много често можете да намерите такова свободно място като мениджър продажби. Независимо от факта, че много млади хора започват работата си по кариерата с такава работа, вече на този етап се полагат сериозни искания за кандидатите. Типичният профил на позицията на мениджър продажби е както следва:

• готовност за постоянна комуникация с широк кръг от хора (доставчици, клиенти, купувачи и т.н.);
• способност за вземане на бързи решения относно резултатите от преговорите с контрагентите;
• способността да поддържате оптимистично настроение в разговор и да създавате атмосфера на доверие;
• креативност на мисленето (важно е при представянето на продукта);
• способността рационално да организира своето време (тъй като работата включва много дневни срещи и преговори);
• дипломатически тон при работа с изпълнители и клиенти;
• емоционалното равновесие, способността да останат спокойни в стресови ситуации и бързо да намерят изход от конфликта;
• способността да се намери общ език с различни типове личности;
• лоялност към продавания продукт.

Струва си да се отбележи, че е даден много приблизителен профил на позицията. Примерът може да бъде разширен или намален, в зависимост от нуждите на конкретната организация.

Основните подходи към профила на длъжността

Разработването на профил на позицията може да се извърши в съответствие с два основни подхода:

• Ситуационният подход предполага, че документът е съставен в спешен ред, когато е необходимо спешно да се затвори свободна длъжност. Тъй като времето е много ограничено, документът е съставен много приблизително, което показва само най-основните изисквания за потенциалния служител. В бъдеще тази поръчка може да служи за формиране на пълноправен профил.
• Методичният подход предполага задълбочена работа, която ще доведе до развитието на ясни работни характеристики, необходими компетенции, лични качества, функционални области на отговорност. Той ще съдържа цялата изчерпателна информация и следователно ще се счита за работен документ при търсенето и подбора на персонала. Тъй като организацията ще претърпи някакви реформи, профилът ще претърпи промени.

данни

Заслужава да се отбележи, че за успешния подбор на персонала е важно профилът на длъжността да бъде изготвен в предприятието. Пример за унифициран документ е трудно да се донесе, тъй като този въпрос не е регламентиран от закона, а остава по преценка на мениджърите на компанията.

Профилът е един от основните инструменти, който се използва при избора на кандидати за попълване на свободна длъжност. Освен това съгласно този документ може да се извърши периодична оценка на персонала или последващ одит пробен период. В зависимост от резултатите от проучването могат да бъдат определени области за подобряване на нивото на квалификация.

При съставянето на профил може да се използва един от двата подхода. Положението се случва, когато спешно трябва да се затвори свободно място. В този случай описанието на длъжността може да се състави доста приблизително с посочване само на основните характеристики. Ако говорим за методологически подход, тогава се разработва задълбочен подробен документ, който се използва непрекъснато в процеса на набиране на персонал.

Типичният процес за разработване на профил на работа включва няколко последователни стъпки. Първоначално се изследват характеристиките на професията, както и изискванията към нея, изложени в нормативни и нормативни актове. Необходимо е също така да се образува група от компетентни специалисти, които да участват в съставянето на документи. Профилът се изготвя, като се отчита организационната структура на предприятието, поради което трябва да бъде внимателно проучен. Основната част от документа е описание на длъжностната характеристика на потенциалния служител, както и изискванията за компетентност. Също така си струва да се обърне внимание на личните качества (комуникативни умения, устойчивост на стрес и т.н.).