Контрол на текущия, предварителен и окончателен: защо и как е

Ефективност на управлението се определя от постигането на целта, на всички етапи на движението до резултата, мениджърът трябва да наблюдава и контролира процеса, ресурсите и ситуацията. Контролът е една от най-важните функционални функции на мениджъра.

Концепцията за контрол в управлението

Управлението е необходимо, за да се организират ефективно дейностите, да се харчат рационално средства и да се постигнат целите. Ръководството традиционно разграничава пет основни функции: планиране, организация, мотивация, контрол и координация. Всеки от тях има свои специфики и значение. Така че, контрол, ток, или стратегически - това е една от основните дейности на управителя сравнение на резултатите от плана на всички етапи на процеса на производство, проверка на резултатите за спазването на стандарти и регламенти, както и премахването на отклонение.

Значението на контрола се обяснява с необходимостта да се премахнат несигурността относно състоянието на предприятието и развитието на производствения процес. Също така, контролът е задължително условие за успешна дейност. Той ви позволява да оценявате ситуацията и да предотвратите възникването на кризи. Мониторингът и надзорът са необходими, но те могат да имат различни форми и да изпълняват редица функции. В зависимост от стилът на управление в организацията контролът може да бъде концентриран в ръцете на един мениджър, обикновено старши изпълнителен директор или делегиран на няколко служители.

Мониторингови функции

Контрол - това е неприятно както за мениджъра, така и за изпълнителя в момента на работа, но е необходимо. При управлението е обичайно да се говори за няколко основни функции за управление:

- Оценка на околната среда, външна и вътрешна. По време на контрола мениджърът събира информация и премахва несигурността по въпроса за разбирането на текущия процес. Контролът позволява да се открият отрицателни и застрашаващи фактори във външната и вътрешната среда и да се открият възможности за елиминирането им или отчитането на изпълнението на дейностите.

- Отговаряне на отклоненията. Мениджърът контролира, за да е запознат с всички детайли на производствения процес и да може да реагира на промени и отклонения. Контролът ви позволява да забелязвате грешки и заплахи навреме и бързо да възстановите производствения процес.

- Разпределение на ресурсите. Тактическият и техническият контрол позволява най-рационалното използване на наличните пари, оборудване, намиране на точното място за компетентност на служителите. В същото време контролът ни позволява да идентифицираме резервите и да ги използваме продуктивно.

- Поддържане на обратна връзка. Функцията за интерактивно управление е, че по време на нейното внедряване се създава взаимодействие между всички елементи на системата, между мениджъра и изпълнителя.

- Оценка на работата на персонала. За да мотивират компетентно служителите и да платят ефективно за работата си, е необходимо да се изгради ясна система за оценяване, като този мениджър помага за контрола на всички етапи от производството.

Видове контрол

Сложността на процеса на надзор води до факта, че има няколко контролни квалификации.

Чрез честотата на процедурите се разпределят:

- Предварителен контрол. Преди започване на работа трябва да се предприемат действия за проследяване и оценка на ключовите ресурси: материални, човешки, продуктивни. Нейната цел - да се предотврати възможността от негативни последици от действията на изпълнителите. Тя ви позволява да правите корекции на плана дори преди изпълнението му и преди да направите грешки.

- Текущ контрол. Извършва се по време на изпълнение на строителните работи, чиято цел е да се идентифицират на етапа на появата и да се предотвратят грешки и отклонения. Целта е да се контролира спазването на нормите и стандартите. Текущият контрол изисква постоянно получаване на информация и бърза корекция на грешките.

- Окончателен контрол. Тя се извършва на етапа на обобщаване на резултатите и оценка на постигането на резултатите. Основната цел на този тип контрол е да се предотвратят подобни грешки в бъдеще. Данните, получени по време на тази фаза, стават основа за създаването на нови планове.

Въз основа на периодичността на провеждането на мониторингови действия, стратегическите, тактическите и оперативен контрол. Според функционалната принадлежност експертите наричат ​​финансови, производствени, маркетингови и персонал видове контрол. Все още е възможно да се разпределят въз основа на ориентация на действията външни и вътрешни видове контрол.

Стратегически и тактически контрол

Най-важният инструмент за изпълнение на плановете на компанията е стратегическият и тактическият контрол. Задачата на тези видове управленски дейности е да следи за правилността на плановете и действията. Стратегическият контрол е систематична проверка на съответствието на глобалните цели, стратегическите програми и действия. Задачите на този вид дейност са: определяне на верността на избраните дългосрочни цели и правилността на начина за тяхното постигане, идентифициране на потенциалните възможности за компанията. Тактическият контрол е свързан с проверката на постигането на краткосрочни, непосредствени цели. Неговият инструмент е техническият контрол, който има за цел да идентифицира строгостта на съответствието на производствения процес с нормите, стандартите и регулациите.

Контрол на етапите на подготовка

Целият процес на управление е проникнат с контролни етапи. Съществува традиция на постепенно класиране, в този случай се отличава: предварителен, текущ и окончателен контрол. Всеки от тях изпълнява функциите си и има отличителни черти. Предварителният контрол предхожда началото на работата, той е неразделна част от планирането. Целта му е да създаде условия за ефективно стартиране на производството. На този етап се оценяват готовността и компетентността на персонала, наличието на необходимите ресурси, документацията за дейностите.

Контролният ток, за разлика от предварителното, за времето, което протича, съвпада с етапите на производство. Основната му функция е да подобри работния поток. Мениджърът непрекъснато следи съответствието на всички производствени операции и действия на изпълнителите с одобрени планове и стандарти. Понякога този етап се нарича "междинен контрол", който подчертава основната му характеристика - идентифициране на недостатъци и отклонения по пътя към целта. Прилага се за оценка на решаването на текущи и стратегически задачи. Особено важно е окончателният или окончателният контрол. Тя е много различна от другите етапи в задачите и потока.

Окончателен контрол: специфичност

Последният етап от производствения процес включва няколко важни задачи. Това е идентифицирането на степента на съответствие на целите и резултатите, оценката на работата на персонала, съставянето на списък с грешни изчисления и грешки, така че те да могат да започнат нова фаза на планиране. Окончателният контрол трябва да се извършва съгласно установените критерии, така че изпълнителите да разберат как се проверява работата им и как това ще се отрази на изплащането на труда им. Този вид надзор е свързан с оценката на разходите на ресурсите, с определянето на ефективността на стратегията и тактиката и оценка на точността на решенията, взети по-рано. Резултатите от този етап са изключително важни за бъдещето на организацията, защото нейните резултати могат да избегнат грешки при създаването на планове за бъдещето.

Контролната процедура

Контрол, текущ и окончателен, се извършват по един алгоритъм.

На първия етап се събира информация, след което се формулират критериите за оценка за всяка операция и процес и целите и методите за контрол се определят допълнително. Това е подготвителният етап. Освен това контролът навлиза в етапа на правилна оценка на процеса и действията. Последният етап е анализът на получената информация и формулирането на заключения, тя е синоним на окончателен контрол. В резултат на всички тези действия трябва да се роди управленско решение.

Принципи на контрола

Мениджърът, отговарящ за мониторинга, текущия, стратегически или окончателен, трябва да помни основните принципи на неговото поведение. Те включват:

- Своевременност. Трябва да има известно време между контролните процедури, не трябва да е твърде често, така че служителят да не чувства, че не му вярват. Но също така не бива да се харчи твърде рядко, че служителят няма впечатление за липса на контрол.

- Гъвкавост. Тя трябва да се адаптира към настоящите условия.

- Икономиката. Неговата цел - да се спестят ресурси, така че той самият не трябва да изисква големи инвестиции.