Легенда в листа с часове. Как да попълните графиката за време (примерно)

Работното време и счетоводството му са важни компоненти на всяка организация, което ви позволява да наблюдавате дейността на фирмата и служителите на дисциплината. За да се опрости тази процедура, беше разработен специален формуляр - график. Съществува както в хартия, така и в електронна форма. И всеки от видовете има свои собствени нюанси в пълнежа.

Кой попълва часовника

Всяка организация назначава лице, което отговаря за поддържането на часовия лист, въз основа на конкретните дейности и броя на персонала. Ако организацията е малка и цялата работа се извършва в офиса, тогава инспекторът на персонала, счетоводителят или друго упълномощено лице планира назначаването на служителите.

В случай, че предприятието има няколко предмета, е много по-лесно да се поставят служители директно на местата на тяхната работа. В този случай това задължение се възлага на капитана или на ръководителя на отдела по отделна поръчка или е предвидено в трудовия договор.

Алгоритъм на работа с картата за отчета

На първо място е необходимо да знаем, че във всяко предприятие трябва да има редовна (тоест, хартиена версия) часовник. Можете да отпечатате формата си или да го поръчате от принтера.

Има две одобрени форми: T-12 и T-13. Тяхната разлика е, че първият не взема предвид само работното време, но има и графики за изчисляване на месечното възнаграждение. Те се попълват по една схема, а именно всеки месец от първия ден те откриват нова отчетна карта. Необходимо е да попълните полетата:

• Име на фирмата (по съставни инструменти), пореден номер и дата на попълване.
• Период, на който е отворена картата за отчета.
• Брой последователни числа на персонала и техните данни от лични карти.

Останалите данни се въвеждат в рамките на един месец, а завършването на частта, свързана със заплатите, остава на счетоводителя.

Легенда в листа с часове

За по-бързо и удобно попълване на графика беше разработена и одобрена система за означаване. Те отразяват начин на работа и почивка и други нюанси. Има 36 обозначения. Но понякога това число не е достатъчно, за да се покаже точно цялата информация за служителя.

В таблицата се разглеждат най-често използваните символи в часовия лист. По-подробно описание и пълен списък обикновено се поставят на първия лист на формуляра. Това улеснява навигацията в нотация и определя в коя ситуация да се постави в клетката.

Нормално попълване на формуляра

Попълването на график за часовете е трудна работа, която изисква внимание. Това може да се направи, като се използва например методът на непрекъснат външен вид и липса на външен вид.

В този случай данните се въвеждат във всяка колона. Символите са присъствието на служители в на работното място, и тяхното отсъствие с посочване на причините. Също така е посочен броят на часовете, прекарани на работното място.

В картата за доклад, той ще изглежда така: сложи буквата "Б" в деня, под 0, в работен ден, съответно "I" и на броя на часовете, например 8. По същия уикенд отбелязани различните причини за неявяване на работа, започващи и завършващи с пътувания отсъствие поради неясни причини.

Изчисляването на часовия лист в този случай е малко по-проста, защото всички необходими числа и символи са пред очите ни. Това важи особено за специалисти с малък опит - така че те ще имат по-малък шанс да се объркат и да допуснат грешка.

Запълваме листата с ума

Съществува и метод за записване на отклонения. Прилага се, когато работният ден има същата продължителност през целия период. В този случай се отбелязват само нестандартни ситуации, извънреден труд, бизнес пътувания и т.н. Когато използвате този метод, отнема много по-малко време и крайният резултат е същият и в двата случая.

На листа изглежда така: горната линия показва информация за отсъствието на служител на работното място - B, C, OT, NN, PR, B и др. Долната линия остава празна. След окончателните стойности за броя на нули не се губят времето, но остава само да изпълнява прости действия за същата продължителност на деня: преброя празните клетки в най-горния ред (този вид) и се умножи по броя на часовете.

Този метод е по-удобен за опитен HR и счетоводители. Също така, тя е подходяща за малки организации, където броят на служителите е малък. Ако ръководството ви не знае за по-проста система за проследяване на времето, тогава е време да го предложите на тях.

Поддържане на часовника на компютъра

В допълнение към хартиената версия има няколко електронни. Както бе споменато по-горе, таблиците трябва да се дублират без да се провалят. С това се гарантира, че данните за работата на служителите не се изгубват и тяхната надеждност се потвърждава (в края на краищата не винаги има възможност за използване на компютър).

Една от най-достъпните опции е времевият лист, създаден в офис програми. Excel е подходящ за тези цели, както е възможно. Електронните таблици ви позволяват да създавате всякакъв вид и размер на документ. Също така, поради възможността за задаване на формули, обобщаването и изчисляването на междинните данни е много по-лесно.

Използване на специален софтуер

Ако уменията за работа с електронни таблици са недостатъчни, служителят или ръководството може да избере друга подобна програма. Тогава листът за време ще изглежда като хартиен вариант. Това ще помогне за намаляване на времето, прекарано в работата с документа.

Също така трябва да се има предвид, че всяка програма включва използването на лицензирани версии. При различни доставчици те естествено имат разходите. Например, програмата "Часовник на работното време" ще струва на потребителите от 1000 рубли. и по-високи - в зависимост от броя на персонала.

Друго предимство на тези инструменти е, че не можете да попълните лист хартия. За празно място с всички марки е лесно да се печата по всяко време. Тази функция е сигурна във всяка подобна програма.

За съхранението на документи

За какво е картата за отчета? Това е основата за отчитане ведомост в каквато и да е сума, както и основните доказателства, че служителят е бил на работа и е изпълнявал задълженията си. Без съмнение този документ е много важен за всяка организация.

Тогава колко е съхранявана тази форма? Списанието за часовете трябва да се съхранява през цялата година. Това е установено със закон, и такива норми трябва да бъдат спазвани.

Ако загубите вече затворената карта, не се паникьосвайте. Тя винаги може да бъде възстановена от други документи. За тази цел, обяснителен, отпуск по болест, информация за пътуване, ваканция график и др. Всичко, което се потвърждава и обяснява липсата на лице, на работното място, може да се използва за възстановяване на данни.

Кой може да се нуждае от карта за отчета?

Този документ често се изисква за различни инспекции. Например, данъчната служба проверява присъствието си в организацията и правилността на попълването.

Липсата на график дори в най-малката фирма може да бъде причина за доста голяма глоба. Същото се случва, когато се правят грешки при попълването на формуляри. Това важи както за изчисленията, така и за неправилното използване на символите.

Наличието на часовници е задължително. Те са необходими както за самата компания (счетоводство, дисциплина на персонала), така и за одиторски организации. И най-важното - правилно да приложите нота в листа с часове. След това можете да избегнете редица проблеми със служителите и надзорните органи.