Образуване на дела. Лично досие на служителя: документи, референтни трикове, периоди на съхранение

Създаването на случаи на служители е процес, който е задължителен за почти всички компании. Според правилата, установени в Русия, всеки работодател трябва да има уникално досие за всеки служител. Този документ е в състояние да характеризира един подчинен от своето наемане на работа. Личните дела се срещат не само на работното място, но също и в университета. Във всеки случай този документ е важен. Тя трябва да бъде правилно оформена. Но как може да се направи това? В какви случаи не е необходимо да се съхранява такава документация? Какво може и не може да бъде поставено в личен въпрос? Не е толкова трудно да се разбере всичко това, както изглежда.

Определение на личен файл

Личното досие на служителя е вид документ, в който се съхранява цялата документация за относителната конкретна рамка. Състои се от корица и специални документи, свързани с подчинен.

Този вид документация се създава от момента на наемане на работа. И това трябва да доведе до нахлуването на служителя. След това файлът се прехвърля в архива за съхранение. Не можете да изтриете този документ за определено време.

Създаването на случаи е далеч от най-задължителния процес. В някои случаи можете да го избегнете. Но тогава ще бъде много проблематично събирането на информация за конкретен подчинен. Обикновено тази процедура се извършва в големи организации. Създава се цяла база данни, в която се показва информация за всеки подчинен.

Задължително или по избор?

Вече е казано, че не е необходимо да се извършва бизнес на служителите. Но за всяко самоуважаващо се предприятие има такъв вид документация. Когато образуването на досието е задължително, а когато не?

Законодателството никога не е предписано правила по този въпрос. Но на практика се оказва, че големите компании образуват лични отношения със своите подчинени, а малките не го правят. Препоръчва се този проблем да се разглежда от фирми с голям оборот на персонала.

Често организациите провеждат лични дела не на всички подчинени, а само на определени категории служители. Най-често те са:

• лидери;
• заместник-директори;
• водещи специалисти в компанията;
• служители, работещи с материални ценности (например касиери);
• хора, които имат възможност за кариерно развитие.

Препоръчва се да не бъдете мързеливи и да провеждате такъв вид документация за всички подчинени. Процесът на формиране на случаите на служители не е толкова труден за запомняне. До тук могат да се съхраняват само всички документи, отразяващи информация за рамката. Какви характеристики на процеса трябва да си спомня? Дори и най-малкото нарушение за работодателя може да се окаже не по най-добрия начин. Ето защо трябва внимателно да проучим задачата.

съхранение

Вече е казано, че личните отношения на подчинените, дори след като лицето е напуснало, остават в компанията. На ръцете си те не се издават, а се съхраняват в специални архиви. Дори е възможно електронно съхранение на информация за рамки. Но в хартиената версия на случая трябва да се проведе.

Има някои правила, които шефът ще трябва да следва. Поддържането на случай е почти безкраен процес. Не можете да унищожите тези документи за 75 години от момента на прекратяване на работната сила.

По тази причина много компании се опитват да не се притесняват да събират информация за определени подчинени. Само малък брой корпорации съществуват повече от 75 години. Често фирмите се отварят и затварят, а личните файлове остават в архивите.

За да се опрости съхранението на досието, са създадени различни правила. По принцип съхранението на тези документи се извършва след сортиране по азбучен ред. Също така се препоръчва създаването на архиви по години. Този подход ще опрости търсенето на информация за служители, които са намерили работа в компанията в определено време.

Има още една функция по този въпрос. Проблемът е, че някои лични файлове се съхраняват постоянно в архивите на компанията. И те не са унищожени нито след 10 години, нито при 100. Според това правило досиетата на ръководителите на организацията се улавят, както и делата на държавните служители. Не забравяйте за подчинените, които имат награди, медали и различни заглавия.

достъп

Следващият момент е въпрос на достъп до изследваната документация. Често, досието на служителите има данни, предназначени изключително за работодателя. И те не трябва да знаят по-голямата част от работниците.

Често делата са криптирани, достъпът до тях е само от ръководителя на предприятието, както и от персонала, който се занимава с формирането. Обикновените подчинени не могат да разглеждат събраната информация.

Работодателят гарантира на служителите поверителност. Този тип информация не се споделя с широката общественост. При поискване копия от документацията се предоставят на персонала в деня на уволнението. Компанията отговаря на подчинените за сигурността на информацията, която е на разположение по лични въпроси.

Също така трябва да се помни веднъж завинаги - досието не се издава на подчинени под какъвто и да е претекст. Служителите нямат право да вземат лични досиета, както и да изискват екстрадирането им. Само когато си тръгвате, можете да поискате данни оттук. Работодателят изпраща до рамката само копия на информация, съхранявана в лични файлове. Другото не е необходимо. Никой подчинен няма право да оттегли тази документация от прехвърляне в друга корпорация или с окончателно прекратяване на трудовото правоотношение. Вече е казано - всеки работодател държи досие за служителите в продължение на 75 години. Този период може да се увеличи при определени обстоятелства.

Задължителни компоненти на личните дела

Сега малко за това как точно се прави такава документация. Всъщност правилата за формиране на подчинените дела не са законово установени. И този въпрос се решава от ръководството на компанията. Самият той определя коя информация трябва да се съхранява и как да се систематизират файловете на подчинените. Това е основният проблем на целия процес на формиране.

Въпреки това, независимо от избора на правила, някои данни във всеки сценарий ще бъдат съхранени в личното досие. Кои документи се намират в цялата такава документация? Това са:

• въпросници на кандидата;
• заявления за работа;
• нареждания за осигуряване на място на работа;
• молби за уволнение (ако има такива);
• нареждания за уволнение;
• действа при издаването на книгата за работа (при поискване или при изстрелване на подчиненото лице).

Посоченият по-горе списък е задължителен. Но с друга информация може да има определени проблеми. В края на краищата, не цялата информация за подчинените може да бъде въведена в личен въпрос. Има някои ограничения за това. В какви моменти трябва да обърна внимание, за да се избегнат оплаквания за неправилно формиране на лични файлове на персонала?

забрани

Всъщност, ако наистина се занимавате с всички въпроси на регистрацията и формирането на лична документация на служителите, можете да се объркате. Следователно, преди да стартирате архива, трябва да помните само няколко функции. Или по-скоро забрани. Те са от значение за всички предприятия, независимо от установените правила. Не можете:

1. Дръжте временни и постоянни документи на едно място. В досието на работниците трябва да има отделни места, така че да можете да поставяте документи, които са само временно в личното досие. Тя също така предвижда съхранение на основна информация.
2. "Разпространение" на документацията. Не се препоръчва да се съхраняват документи в работата на служителите с дубликати. В една папка - едно копие.
3. За да въведете твърде лична информация. Например, за религиозни убеждения. Тази информация за работодателя обикновено се счита за излишна. Поради това създаването на случаи позволява съхранение само на документи, полезни за работодателя, отразяващи качеството на работата на подчинените.

И какви конкретни документи могат да се съдържат във въпросните досиета? Какво, освен горепосочените документи, на практика се случва по лични въпроси? За да избегнете грешки, можете да следвате съветите за събиране на информация за персонала на досието.

Обща документация

Съставът на личното досие е разнообразен. Вече е казано, че самата фирма определя правилата за поддържане на тази документация. Следователно е невъзможно да се каже точно какво се вписва в архивите. Документите, които отговарят безпроблемно, вече са изброени. Но за да избегнем всякакви грешки, беше измислен определен списък с ценни книжа, допуснати за съхранение. Какво трябва да бъде в личното досие? Ако изключите обектите, изброени по-горе, те ще останат (под формата на копия предимно):

• копие от паспорта на гражданина;
• SNILS подчинен (копие);
• INN (не е оригинала);
• военен билет;
• документ (и) за образованието;
• снимки (не лични, предназначени за въпросници);
• характеристики от предишна заетост (ако има такива);
• описание на длъжност за работа;
• автобиография.

Не забравяйте, че всеки отговорен работодател, за да се съобразява с работните процеси, както и да осигури собствената си безопасност, прави различни действия. Например, за отказа на подпис реда за уволнение. Такива документи също трябва да се съхраняват в лични файлове. Резултатите от сертификационната работа и други поръчки, които засягат работата на този или този кадър, са само няколко точки, които могат да бъдат добавени към досието.

Друг важен момент е съхранението на т.нар. Инвентаризация на личните файлове. Документ, който може да донесе много неприятности на работодателя. Тя трябва да е задължителна във всеки личен въпрос. В противен случай можете да обвинявате ръководството, че някои документи са незаконно прикрепени. Личният запис е специален документ, който изброява цялата документация, приложена към папката. Той се намира в самото начало на досието. Без инвентар работодателят може да има проблеми. Служителят може да обвинява за фалшифициране или кражба на определени документи.

Създаване на личен случай - процесът не е толкова труден, ако бъде подготвен за него. Работодателят трябва просто да въведе тук цялата важна информация относно дейността на служителя. Личната информация за персонала обаче е забранена. Вече бе даден пример с религията. Съставът на семейството и особеностите на воденето на начин на живот на подчинен също са табу.

Но някои постижения на служителя трябва да се правят по лични въпроси. Това не е задължителен елемент, но е препоръчително да не го пренебрегваме. Особено когато става дума за истински талантлива рамка. Позволено е да въведете информация за получени награди, титли, дипломи, медали, дипломи.

Не много

Документите в личния файл могат да бъдат различни, това е разбираемо. Точният списък се определя от всяко предприятие по преценка на мениджъра. Но най-често срещаният списък с документи вече е посочен. При създаването и поддържането на досие трябва да се има предвид едно малко правило. Това е задължителен елемент, чието нарушение не е разрешено. Провеждането на лични дела е отговорна професия. Това изисква специално внимание.

Става въпрос за размера на личните файлове. Съгласно установените правила може да се каже, че дебелината на папката, определена за досието на определена рамка, не трябва да надвишава 4 сантиметра. Ако обемът е по-голям от установения лимит, по-добре е да започнете нов бизнес. И някак си я маркирайте под прикритието на продължаване на съществуващата документация.

На практика, много рядко има случаи, чиято дебелина достига повече от 4 сантиметра. Затова просто трябва да помните правилото и не се притеснявайте да не го правите. Ако има много документи за рамката, се прави специална проверка. Според резултатите от него работодателят решава да разделя досието на няколко части.

Основни изисквания

Редът за формиране на случаите е прост. Достатъчно е да се определи коя документация може да се съхранява тук. След това запомнете горепосочените ограничения. И тогава бизнесът вече се създава. Първата стъпка е да направите корица. Достатъчно е да закупите специални папки, наречени "Case". Те обикновено съхраняват всички документи на тази или тази рамка.

След това на заглавната страница (в този случай на корицата на папката) е написана лична информация за рамката. А именно - пълното име. Датата на започване на документацията е задължителна на дъното. Какво трябва да бъде в личното досие?

Първата страница е приложена към инвентара. Можете да го пренебрегнете, но не се препоръчва. Този документ значително улеснява живота и премахва част от отговорността на работодателя за безопасността на носителите на информация, поставени в досието - това, което не е посочено в инвентара, не се съхранява в личното досие.

След това в папката се поставят различни документи, които са пряко свързани с подчинените. Така се оформя състава на личното казус. Препоръчително е да се поставят копия или оригинални документи, когато те са получени - първо въпросник на кандидата, след това заявка за работа, заповед на работодателя да определи определена длъжност и т.н. Делото завършва със заповед за уволнение и подписания акт за получаване на трудовата книжка.

Това не е всичко. Процесът на формиране на случаите е трудоемка работа, въпреки че е сравнително проста. Има и още малко ограничение, което може да доведе до неудобства за работодателя. Персоналът, който извършва информацията в личните файлове на подчинените, трябва да следи броя на листовете в папката. Те не трябва да бъдат повече от 250 броя. В излишък започва втората част от личното досие за този или този работник.

списание

Сега е ясно как формирането на случаи на служители в компаниите. Това не е краят на процеса. Ако предприятието реши да поддържа такъв вид документация, то трябва да има специален дневник на лични файлове. Какво е това?

Този компонент е списък на всички налични досиета за служители. Тук са публикувани номерата на инициираните случаи, личните (лични) данни на подчинените, датата на формиране на тези или други "лични папки".

Няма само една извадка от списанието. Работодателят има пълното право да създаде такъв архив с данни по свое усмотрение. Наскоро една изключително разпространена форма е електронно списание. Добра идея за тези, които наистина не искат да се занимават с документи. Основното е да се попълнят съответните полета на списанието своевременно. След това можете лесно да намерите информация за всеки служител без никакви проблеми.

заключение

Отсега нататък е ясно как се осъществява образуването на личния бизнес. Това е много прост, но объркващ процес, чиято процедура за прилагане не е определена в законодателството на Руската федерация. Работодателите самостоятелно установяват документи, които ще се съхраняват в лични файлове. Формуляр за представяне на информация също могат да бъдат избрани.

Препоръчва се да не се прилагат оригинални документи в лични файлове - само копия в едно копие. Към документацията на служителите ще бъде обърнато специално внимание - изтичането на информация, въведена в този вид документация, може да доведе главата на проблема. В крайна сметка при събирането на данни за подчинените, както вече беше споменато, работодателят се ангажира да осигури пълна поверителност на информацията. Това правило важи за времето на работа и за целия период на съхранение на документацията след уволнението на рамката. Това е всичко. Основната информация за формирането на случаи на кадри е проучена изцяло. Характеристиките и състава на този процес трябва да бъдат известни на всяка компания. Някои хора обикновено се опитват да не правят това. Регистрацията на делата (лични) не е задължителна, но е много полезна за работодателя.