Попълване на картата T-2: проба. Личната карта на служителя

Условията на служителя по човешки ресурси включват попълването на картата T-2. Примерна форма и правилно въвеждане на необходимата информация в нея са задължителни условия за правилно водене на документация.

Правила за регистрация на служителите

Набирането на служители по правило е придружено от съставянето на определен пакет документи. Това е необходимо за най-пълния и изчерпателен запис на кадрите. Попълването на картата T-2 (примерно може да се види по-долу) се прави веднага след като ръководителят на предприятието подпише заповедта за наемане на този служител.

По-добре е да го направите без забавяне, така че в подходящия момент да има цялата необходима информация. Попълването на картата T-2 (образец е в статията) е задължително за всички новодошли, независимо от позицията, професията и категорията. За надеждността на вписаната информация служителят на отдела за персонала е отговорен, който извършва директно процеса на разрешаване. Всички данни трябва да се вземат само от надеждни източници и документирани. При попълването на съответните секции е желателно да не се правят грешки, така че по-късно да няма никакви корекции или корекции.

Източници на информация

Попълването на картата T-2, извадка от която е дадена в статията, се извършва въз основа на задължителния пакет от документи, който новият служител представлява при наемането. Записите за персонала могат да се вписват само ако има:

• паспорт (или друг документ, който може да удостовери самоличността на дадено лице);
• военен билет (само за мъже);
• работната книга;
• документ, удостоверяващ завършването на училището;
• Други документи, потвърждаващи наличието на квалификация или специални познания;
• удостоверение за държавно пенсионно осигуряване.

Освен това за регистрация ще ви трябва:

• автобиография;
• поръчка (при наемане);
• договор (труд).

Предвид вътрешните правила и особеностите на работата на компанията, работодателят има право да поиска от гражданите други документи. Това може да бъде медицинско свидетелство или информация за присъствието (или отсъствието) на съдебно досие. Във всеки случай необходимостта от предоставяне на исканата информация трябва да бъде потвърдена със закони, постановления или резолюции на съответните органи на руското правителство.

Одобрен формуляр

Понастоящем на територията на страната се използва лична карта Т-2, чиято форма е одобрена с Постановление № 1 на Държавния комитет по статистика от 5 януари 2004 г.

Този формуляр съдържа десет задължителни раздела, които напълно отразяват цялата информация за служителя:

1. Обща информация.
2. Данни за военната регистрация.
3. Информация за наемане и различни преводи.
4. Данни за атестацията.
5. Информация за професионалното развитие.
6. Информация за наградите, получени по време на работа и стимулите.
7. Данни за празниците.
8. Социални помощи, предоставени на служителя.
9. Допълнителна информация.

Благодарение на цялата тази информация личната карта T-2 е идеален счетоводен инструмент. Има всичко, което трябва да знаете за служителя. И във всеки от разделите на този документ се правят непрекъснато необходимите допълнения. По този начин в подходящото време ръководството на предприятието, без да повдига личен въпрос, има възможност да получи за служителя необходимата информация.

Съответствие със закона

Т-2 - личната карта на служителя, в който цялата информация за него се записва в определен ред. След попълване на първоначалните данни, които са поставени в първите две секции, служителят на службата за персонала трябва да потвърди с подписа си автентичността си. Същото се изисква и за нает служител.

Персоналът, от своя страна, следва да наблюдава наличието на необходимите подписи. В противен случай, неговата разсеяност може да се разглежда като грубо нарушение на закона. За този невнимателен служител ще трябва да отговори не само на ръководството на предприятието. Подобни действия попадат в обхвата на член 5.27 от Административнопроцесуалния кодекс на Русия и заплашват герой на глоба. В допълнение, трябва да се помни, че Т-2 (лична карта на работещ) - документ, който репликира информация за служителя направени работната книга. И въз основа на параграф 12 от решението на правителството №225 от 16.04.2003 г., гражданите трябва да се запознаят с тази информация. Потвърждение на този факт ще бъде неговият подпис в картата.

Коригиране на данните

Специално внимание трябва да се обърне на извършването на промени в картата T-2. Тук служителят на персонала трябва да е изключително внимателен.

За въвеждането на законови промени (промяна на фамилното име или място на пребиваване) съществува определена техника, състояща се от три стъпки:

1. На първо място, служителят на HR трябва да поиска оригиналния документ, въз основа на които той ще трябва да се направят корекции, да направи копие от него и го сложи в личен въпрос.
2. Прелистете първоначалната информация с един ред и запишете нова.
3. До него трябва да напишете фразата "Коригирано вярване", след това да посочите позицията си, както и да поставите личен подпис с пълно декодиране.

Ако това е грешка, тогава действията на извършителя са ограничени само чрез въвеждане на достоверна информация. Грешните данни в този случай просто трябва да се пресече. Желателно е тези ситуации да възникнат колкото е възможно по-малко, тъй като многобройните грешки се считат от контролните органи за злоумишлено нарушение. Наказанието за такова престъпление ще бъде по-тежко.

Електронна версия

За да опрости работата си, отделът за персонала поддържа картотека. С негова помощ той може по всяко време да намери точната информация за всеки от тези, които работят в това предприятие. За да направите това, той първо трябва да попълните формуляра за T-2 карта. С развитието на технологиите в много предприятия отговорните служители предпочитат да водят електронни записи. Това прави възможно значително да се опрости времето за търсене.

Такива действия не се считат за нарушение. Всеки е свободен да прави каквото му потрябва. В допълнение към електронната база данни персоналът по човешките ресурси също ще трябва да състави обикновен документ, като прехвърля информацията на хартиен носител. Такова изискване е справедливо, като се има предвид необходимостта от подпис на самия служител. Сложете го в компютъра, той не може. Ето защо трябва да присъства и хартиена версия на документа. Освен това не забравяйте, че тази информация трябва да се съхранява в предприятието в продължение на 75 години. При електронните медии търсенето на необходимите данни непрекъснато ще създава определени трудности.

Финността на попълването на формуляра

Всеки член на персонала знае как да попълни лична карта T-2. По принцип работата не е трудна. Необходимо е само да се предаде ясно информацията от съответния източник на формуляра.

При съставянето на такъв документ трябва да помните някои важни неща:

1. Ако служителят съчетава различни професии, заемайки две длъжности наведнъж, тогава е необходимо да му се дадат две карти.
2. В някои случаи е необходимо да се използват съкращения. Това не е забранено. Необходимо е само да се придържаме към общоприетите изисквания.
3. В раздел Y, когато преподавате на служител за сметка на средствата на работодателя, този факт трябва да бъде посочен. Подобна информация може впоследствие да служи като основа за изискване за връщане на средствата, изразходвани от предприятието.
4. В никакъв случай служителят няма право да попълва сам картата. Изключение може да се случи само, когато нает човек се наема.

В противен случай процесът на пълнене на картата е нормална механична работа. С правилния подход към въпроса, той не трябва да причинява никакви усложнения.