Контрол върху изпълнението на документите: етапи и цели

Важен аспект от управленските процеси на всяко модерно предприятие е организацията на контрола върху изпълнението на документите. Самият контрол предполага сложна структурирана последователност от действия, позволяващи да се контролира фактът, че документацията се изпълнява в условия, определени от закони, правила, наредби, заповеди на ръководителя на условията. Отговорността за спазването на условията е възложена на конкретен служител или отдел. Всичките им задачи трябва да бъдат правилно записани в задълженията им.

Защо и как?

Целта на контрола върху изпълнението на документите е да се гарантира качеството и навременността на внедряването на документацията. Служителите, избрани за това отговорни, отговорни за качеството на информацията, на която да се оцени степента, до която ефективно изпълнение на задачите им различни отдели, сектори на предприятието, отделни служители. Това помага да се анализират дейностите на компанията, да се формулира степента, до която нейните мениджъри ефективно управляват своите отдели, да идентифицират ефективността на работата на изпълнителите и да провеждат общ анализ на предприятието. Въз основа на информацията, получена по време на изследването, е възможно да се развие най-ефективният курс за подобряване на качеството на работата на компанията.

Системата за контрол на изпълнението на документите приема цялостен подход към анализа на начина на работа на различните лица, заети в фирмата. В същото време се оценяват много фактори и показатели. След въвеждането на такава система в предприятието е възможно да се разбере до каква степен служителите на компанията се придържат към дисциплината за ефективност, а също и да разработят мерки за нейното подобряване.

Какво трябва да направя?

Контролът върху изпълнението на документите и инструкциите започва с формирането на такава система, чрез която можете да наблюдавате, когато се изпълнява документацията в компанията. Необходимо е да се изработи системата по такъв начин, че чрез нея да се показват както входящите документи, така и тези, изпратени до външни получатели, формирани и предназначени за вътрешно взаимодействие. Разбира се, вниманието не трябва да се обръща на всички, без изключение, но преди всичко на важни документи, по отношение на които лидерите формулират инструкциите си за по-нататъшни дейности и операции. Служителите, отговорни за внедряването на такава система, трябва да обобщят информацията, получена при анализа на целия обем документация, да ги доведат до лидерите. Тяхната задача е да предоставят информация по такъв начин, че тя да може лесно да бъде разбрана, възприета, анализирана и направена правилни заключения. Ако е необходимо, длъжностните лица отговарят за дават обяснения относно събраните статистически данни.

Програмата за контрол на изпълнението на документи ви позволява да разберете какви проблеми има вътре в компанията, какви недостатъци се наблюдават и следователно да формулирате предположения относно подобряването на сегашната система. Могат да се реализират идеи, които помагат да се ускори потокът от документи, тяхната обработка и следователно да се засили дисциплината на изпълнителите - това остава по преценка на мениджърите на компанията. Във всеки случай управляващата система е основният източник на полезна, обективна информация. Без тях не е възможно да се вземат адекватни решения относно подобряването на работния процес.

Какво следваме?

Контрол на изпълнението на документите в офиса на работа се прилага по отношение на определени категории документи - не е необходимо да се следи всеки един хартия влизат в компанията, вътрешно или изпратени на външни получатели. Задължителната заповед ще трябва първо да контролира инструкциите, документите и препоръките, изпратени на предприятието от висши органи, структури, органи. Също толкова важни са регулаторните документи, приети в компанията, както и специфична документация, изпълнявана въз основа на избрания подход към управлението на предприятието. Ако лидерът е определил срокове за изпълнение, те трябва да бъдат спазвани безусловно. Ако е приета заповед по отношение на някои типове документи, регулиращи интервалите от време, те трябва да се спазват и без най-малкото отклонение.

Не винаги сметката и контролът върху изпълнението на документите - област на отговорността при връчването на документи. Ръководството може да реши да наложи такива задължения на всеки служител в компанията. В момента тази практика се разпространява все повече и повече. Понякога мениджърите поемат контрол над себе си, понякога назначават отговорни, например, ръководители на отдели или отдели. Можете да прехвърлите контрола върху подготовката на документа на всеки служител, на когото е възможно най-близко до него, поради спецификата на неговата длъжност. Отделът, отговарящ за управлението на документи, трябва да централизира всички процеси, да следи изпълнението на важни ценни книжа. Само този подход помага да се направи хартиената работа в компанията ефективна, ефективна, за да се избегнат "пробивките".

Стъпка по стъпка

Конвенционалните стъпки от мониторинга на изпълнението на документите включва поредица от създаването на официалната книга за мониторинг, проверка на факта, че тя донесе на художника, предварителен проследяване формира в хода на неговото изпълнение на документи, решения. В същото време главата може да регулира изпълнението на заданието. Резултатът от документацията се отстранява от контрол, а след това се анализират всички резултати, помислете обобщи.

Първата и най-важна стъпка за регистриране и контролиране на изпълнението на документите е идентифицирането, че конкретен официален документ е предмет на такава обработка в рамките на компанията. Процесът на осъществяване на контрол всъщност се случва в момента, в който някой документ се формира в предприятието или идва от външен адресат. Вече текстът може да съдържа строго определена дата, на която трябва да бъдат изпълнени всички инструкции. В някои случаи крайните срокове се определят от специален списък за стандартна документация - това се отнася до ситуацията, в която официалната хартия попада в една от позициите в списъка. Регулацията за контрола е услугата, която осъществява работния процес в компанията. Последователността е проста - регистрация, следващата настройка за контрол. Отделните срокове могат да бъдат възложени на ръководството на предприятието, като преглеждат входящия документ и формулират решение по него. Това също така става причина за настройка за контрол.

Технологията за контролиране на изпълнението на документи изисква специално внимание, за да се обърне внимание на вида на документацията, обработвана от службата, отговорните лица. Ако принадлежи към броя на административните, тогава е необходимо да се контролира всяко от решенията, представени в текста на официалния документ. Класически пример е редът на по-висшестоящ орган. За всеки елемент е необходим ясен, безусловен контрол. Ако документът има задачи, задания, тяхното изпълнение също трябва да бъде наблюдавано.

Кога ще бъде готова?

Контролът върху сроковете за изпълнение на документите предполага, че лицата, отговорни за това, знаят колко време трябва да подготвят отговор или да изпълнят мерките, изисквани от официалния документ. Ако говорим за периодична документация, както и за тази, която в нашата страна се формира доста често, тогава ще трябва да следваме стандартните условия. Това се отнася за дейностите на определени отделни дружества, юридически лица. Можете да разберете конкретните типични термини, ако внимателно изучавате законодателството, президентските и правителствените постановления, постановления, заповеди, други значими нормативни актове. Например, специални правила уреждат сроковете за разглеждане на жалби, искания на депутати, документи за прехвърляне за съхранение или влизат в сила подписано решение. Значението на спазването на тези правила се дължи на необходимостта от спазване на буквата на закона. Нарушаването на сроковете става нарушение на закона.

Уставът е друг важен източник на информация за времевите рамки за подготовка на отговори и решения. Контролът върху изпълнението на документите поема значението на специализираната документация, която регламентира правилата за формиране на статистическа отчетност, работата по счетоводството. Специалните правила определят краен срок за предявяване на искове по отношение на качеството и кога трябва да бъдат разгледани, как правилно и кога да се изпрати жалба до съда, колко време е необходимо агенцията да отговори при поискване.

Всичко е регулирано!

За правилното наблюдение на резултатите от официални документи в рамките на дадена фирма, можете да вземете специалните правила за стандартните условия за определени видове официални документи, различни от тези, посочени в законите, други външни регулации. Когато съответните правила, поръчки и инструкции относно компанията са одобрени, от всички служители се изисква да следват установеното правило. По правило стандартите за контрол и синхронизация се въвеждат в ръководството на служителя или в картата с отчети. Вземете ги в предвид и всичко останало.

Контролът върху изпълнението на документите се извършва или от служителите на катедрата, от управителя, или от лица, определени от него в резолюцията по официален документ. Ако даден документ не попада в списъка на типичните документи, управителят има право да определи крайните срокове за изпълнение по свое усмотрение. Изключение е ситуацията, когато авторът на документа определя крайния срок в текста. Ако мениджърът иска отговорът да бъде подготвен в различна времева рамка, това също е посочено в резолюцията. Понякога е възможно и ситуация, когато по време на регистрацията, разглеждането от страна на управителния орган на някакъв официален документ, не е възможно да се разбере времевата рамка за изпълнение на разпоредбите. Това ни принуждава да формулираме уловителна рамка, която се коригира с течение на времето, ако е необходимо.

Важни точки

Лица, които са отговорни за осъществяване на контрол върху изпълнението на документи, трябва да се помни, че документацията пристигна в организацията, извършена в рамките на един месец от получаването им, освен ако в текста на документа или резолюцията, ръководителят има няма специални указания, както и официални документи, не се покрива от списъците стандартни документи. Ако текстът има конкретна времева рамка, в която, например, информацията трябва да бъде изпратено до адресата, не след това се поставят под контрол, предвид ограниченото време. Понякога подобна рамка е по-стандартна, понякога - много по-къса.

Важно е да се осигури правилният контрол върху изпълнението на документи, идващи от висши органи, организации, които включват определени инструкции. Обикновено такъв официален документ съдържа условията, при които всичко трябва да бъде изпълнено. Ако документът идва от колегиално тяло, то принадлежи към броя на административните, като правило има и термини за всеки елемент в текста. Ако това не е ясно посочено, е необходимо да се съсредоточите върху стандартните правила и решението на ръководството на компанията. Възможно е входящият документ да съдържа въпрос, който вече се среща многократно в работната практика на компанията. Оптималният подход в този случай е да се формулира общата група от такава документация и да се отразят правилата за работа с нея във вътрешното обучение. Това ще помогне за оптимизиране на работата и намаляване на времето за анализ на документи.

Технически аспекти

Най-удобният вариант, достъпен за почти всяко модерно предприятие, е автоматизираният контрол на изпълнението на документи, включващ използването на специализирано оборудване (електронни компютри) и софтуерни системи. За голяма компания можете да поръчате индивидуално развитие, като вземете предвид всички характеристики на структурата на предприятието, неговата област на работа. Ако компанията е малка, а бюджетът не позволява сам да си купи потребителски продукт, можете да закупите стандартен разтвор, който е най-подходящ за нуждите и изискванията, на бизнес процеси реалности. За много малки организации е достатъчно да се поддържа цифров архив. Проста автоматизирана счетоводна система може да бъде приложена дори на място, като се използват възможностите на програмата Excel от стандартния пакет на Microsoft.

Анализът на организацията на контрола върху изпълнението на документите във фирма, която извършва счетоводство чрез автоматизирани средства, е много по-лесно. Много по-ясно можете да получите информация - повечето програми са в състояние не само да създават самостоятелно таблици, но и да създават графики. Можете да заявите статистически данни за определен тип документ, изпълнител или отдела. Такива софтуерни пакети сами по себе си напомнят за точките, на които се изписват термините "изгаряне". Всичко това позволява работата на юридическото лице да стане по-ефективна, което е особено важно, ако обръщението на документите е много обемно.

Дизайн функции

Контролът върху изпълнението на документите задължава правилно да се изготвят всички етапи на работа с официален документ. В момента, в който документацията е регистрирана и поставена под контрола, в горната част на празното поле отговорният служител прави съответните бележки (19-и ремонт). Подобен знак трябва да бъде посочен в регистрационната форма. Ако задачата е трудна, е напълно възможно срокът на изпълнение да бъде определен за дълго време - месеци или дори година. Това налага да се разделят работата на етапи и да се формулират индивидуални термини за всеки от тях, които ще трябва да бъдат наблюдавани в бъдеще. При всяка от опциите моментът на настройка за контрол е точката на докладване, след което отговорните лица трябва да следят документа. Служителят (или друг служител, чиито задължения са) насочва хартията към изпълнителя, като фиксира този момент в сметката. Контролиращият служител или органът, отговорен за контрола, проверява своевременността на получаване на документацията директно на изпълнителя.

Контролът върху изпълнението на документите включва провеждане на проверки, така че да се следят всички стъпки от предварителната работа за подготовката на отговора. Резултатите от междинните етапи следва да бъдат записани в официалната регистрация на хартиен носител или в контролната система. Изпълнителят е отговорен за предоставянето на информацията своевременно и точно в съответствие с актуалното състояние на нещата. Възможно е да се организират писмени чекове, понякога достатъчно вербални. Контролната служба може редовно да изпраща писмени уведомления до отговорните лица, които съдържат препратки към всички документи, които понастоящем се контролират. Можете редовно да изпращате напомняния за документацията, която е едновременно в работата на няколко отдела на компанията незабавно. Това помага за по-ефикасно координиране на структурите.

Важни аспекти

Обикновено сроковете, в които се извършват предварителни проверки в рамките на контрола върху изпълнението на документите, се записват в документацията, регулираща работата на предприятието. Ако няма правила, тогава указание за такива правила трябва да бъде в инструкциите на служителя или в длъжностните му задължения.

Правото да се премахне официалният документ от контрола на главата, в съответствие с решението, въведено от контрола. Въз основа на заповед от по-висшестоящ орган, това може да бъде направено от канцелария. По отношение на отстраняването от контрол, съответната бележка се поставя в регистрационната система - автоматизирана сметка. Документът, посочен като попълнен, за дългосрочно съхранение, се изпраща до делото. Забележка за това е попълването на 28-ия реквизит.

Промяна на състоянието

За да се класифицира официалната хартия като завършена, е необходимо в действителност да се изпълнят всички указания, предписани в нейния текст. Изпълнението трябва да има потвърждение в документален, официален формат. Служителят, назначен от изпълнителната власт на хартиен носител, е длъжен да докладва на ръководството за резултатите от извършената работа. Освен това, докладите трябва да се изпращат на организации, инстанции, лица, ако се интересуват от получаване на информация. В някои случаи длъжностното лице получава проекта за преразглеждане или се изправя пред допълнителни инструкции. В тази ситуация е твърде рано да се говори за изпълнението на документацията. Ако документът е бил прехвърлен за изпълнение от едно длъжностно лице за друго, значението на неговото управление не е намалена, чиновнически услуга във всеки случай да следите срокове и контрол на прехвърлянето на такива, ако това е необходимо. Службата, отговорна за наблюдението на работата по документите, може да приеме, че съдържанието, подготвено от длъжностното лице по същество, не съответства на заданието, дадено от ръководството. При тази ситуация документацията се изпраща на изпълнителя за обработка, без да се променя времевата рамка.

Цялата информация (както относно процеса на контрол над документацията, така и нейните резултати) трябва да бъде стриктно записана в счетоводната система. От време на време информацията се събира заедно, анализира се и се предава на главата за преглед. Най-често срещаната практика е месечните отчети за работата на служителите. Лидерът получава документ под формата на резюме. Структурата му обикновено се определя в инструкциите за производство, от месец до месец пристига хартията, издадена по същия модел. Това прави лесно сравняването на сумите за различни времена. Резултатите от този анализ помагат да се разберат какви мерки трябва да се предприемат, за да се подобри ефективността на работния поток и да се ускори обработването на документацията. Специфичните служители са отговорни за формулирането на предложения за оптимизиране на работата, а мениджърите решават какво трябва да се направи и в какъв период от време е необходима работа.