Изисквания за архивиране. Основни правила на архивите на организациите

Архивът може да съществува като отделно структурно подразделение на организация или да е неразделна част от офиса. Зависи от обема на съществуващия работен поток.

Как да го организираме

Създаването на архив на всяко предприятие или организация изисква изпълнението на набор от конкретни дейности:

1. Ще е необходимо да изберете подходящо място за съхранение на документи и да го оборудвате правилно.
2. Трябва да се полагат грижи за създаване на такива условия, които да съответстват на нормативните.
3. Необходимо е да се оборудва от техническа гледна точка - да закупи и инсталира необходимото оборудване за архива.
4. Депозитарят трябва да организира процедура за организиране на архивирането на всички необходими документи.
5. Регулаторната рамка на това звено следва да бъде разработена и одобрена.

Изпълнението на тези мерки гарантира запазването на архивните документи и тяхното поддържане в необходимото състояние.

Кой е архивист?

И какви са изискванията за тези служители, които ще участват в организирането на архивите и по-нататъшното съхранение на документи? Могат ли да се комбинират позициите на попечителя и например чиновник или чиновник?

Архивистът е специалист, чиято задача е да организира архивни дейности. За сигурността на поверените му документи той е напълно отговорен. Неговата работа е невъзможна без определено обучение или дори (ако е необходимо) стаж в създаването на Държавния архив.

Неговите функции могат да бъдат прехвърлени на друг служител, който е работа на непълно работно време. По правило задълженията на архивист се възлагат на отделен служител в случай, че обемът на депозираните документи е достатъчно голям. В големи организации персоналната маса предвижда отделен пост за тази цел. В същия случай обикновено се прави официално изявление, в което се посочват видовете работа, възложени на архивиста, както и неговите задължения и права.

Основното нещо е редът

Архивите на организацията се прехвърлят по специален график. Съставът й трябва да бъде съгласуван с ръководителите на всяко от структурните отделения, които ще прехвърлят документите, а също така да бъде одобрен от архивиста. Тъй като работните документи в архива не само се съхраняват, но и от време на време се използва, определя правилата за тяхното издаване (ако е приложимо) на подаване на заявленията във вашата организация, както и външни заинтересовани страни.

Издаването на документи трябва да се отбележи в някои книги за регистрация. За да се обработва процесът, съществуват изисквания - разпореждания, актове за прехвърляне на дела за процедурата за временно ползване на външни организации (между другото, те могат да включват прокуратурата и съда). Документите се издават до един месец на свои служители и до три месеца до представители на външни структури.

Основни правила на архивите на организациите

Архивът функционира, както и всяко структурно подразделение, въз основа на специален регламент, одобрен от ръководството. Служителите му се придържат към собствените си длъжностни характеристики в работата си. Регламентите, приети в предприятието, установяват основните правила за функционирането на архивите на организациите (статут, функционалност, мярка за права и отговорности и съставяне на необходимата документация). Неговите основни задачи включват:

1. Завършете архива с документи, чийто състав е изброен в отделен раздел от настоящото правило.
2. Съхранявайте записите на материалите и осигурете тяхната безопасност.
3. Разработване на научен и референтен апарат на наличните документи.
4. Позволете да проведете процедурата за използване на материала, съхраняван в архива.

Ако организацията има документи, които могат да се отнасят до Архивния фонд на Руската федерация, тогава подготовката и прехвърлянето им за постоянно съхранение в държавното хранилище е една от външните задачи на това структурно звено.

Нейната функционална

Функциите на архива следват систематично задачите, възложени му. Основните са следните:

1. Поддържа списъци с източници на собствено придобиване, т.е. организации или структурни звена.
2. Получавайте от тях в подреден вид документи за съхранение.
3. Вземете под внимание получените материали и осигурете тяхната пълна безопасност.
4. Създаване и поддържане на помощна система, свързана с архивна документация.
5. Да поддържа информационния характер на ръководството и всички структурни отделения на организацията му.
6. Организира издаването и използването на документация в съответствие с исканията на физически лица и трети страни, за да вземе предвид и да анализира процеса на това използване.
7. Изготвяне на изявления и официални отговори на искания на граждани от социално и правно естество.
8. Извършва дейности по изследване на стойността на даден документ, организират, за трансфер на производства с оглед на постоянно съхранение в общинската или държавен архив (в случая, когато организацията е един от посочените по-горе източници на придобиване на архивите).
9. Проверка на верността на регистрацията и формирането на архивни случаи при източниците на придобиване - както в собствените структурни звена, така и в други организации.
10. Организира работата по провеждането на бизнес номенклатурата на предприятието.
11. Да предоставя практическа и методична помощ при работа с документацията на всяко структурно звено.
12. Участвайте в процеса на разработване на архиви и поддръжка на документи.
13. Да участва в събитията, проведени с цел подобряване на уменията на архивните служители и служителите в длъжности, свързани с документалната подкрепа на ръководството.

Къде да го поставите

Нека разгледаме сега какви са изискванията за архивното разположение. Най-важното от това, което трябва да се разглежда, - за да го поставите в никакъв случай не се допуска в сградите на старите символи сградите на дървени сгради, които могат да бъдат сурови, не само основното помещение, но мансарди с мазета, както и в сгради, с отопление на печка.

Ако като цяло структурата е пригодена за съхранение на хартиени документи, отделна стая е задължително запазена за архива.

Ако вашата организация планира да създаде свой собствен архив в близко бъдеще, можете да видите по-долу списък с изисквания, които трябва да бъдат взети под внимание в процеса на подготовка. И така, какви са основните изисквания за архивиране, чиято задача е внимателно и надеждно да се съхранява цялата необходима документация?

Списък на това, което трябва да е на разположение

1. Архив.
2. Помещенията, предназначени за получаване на документи, тяхното временно съхранение, както и аклиматизация.
3. Стаята, в която ще се използват документите.
4. Работна зала (или стая) за служители.

Когато мястото не е достатъчно ...

В случай, че областта на архива не позволява разпределянето на няколко стаи, едно пространство трябва да бъде разделено на зони, разделени от дялове. Основното изискване, което трябва стриктно да се спазва в този случай - изолирани от всяка друга страна на съхранение на документи и работа с тях.

Разделна сграда или сграда, която е специално конструирана и адаптирана като склад за документи, използвана като архив, трябва да бъде извадена от предмети, които са опасни по отношение на възможността от пожар. Примери за това са паркинги, бензиностанции или гаражи. В непосредствена близост до сградата или местоположението на архива не трябва да има предмети, които служат като източници на замърсяване на въздуха.

В идеалния случай архивите винаги трябва да се намират в отделна сграда, проектирана само за тази сграда, построена в съответствие с всички необходими правила и разпоредби. Но, за съжаление, реалността диктува условията и в повечето организации документи се съхраняват в вече съществуващи помещения, превърнати и адаптирани за тези цели.

Какво казват правилата

Да се ​​запознаем с регулаторните изисквания за сградите и помещенията на архива. Те са както следва:

1. Сградата, в която трябва да се намира бъдещото хранилище, трябва да се разглежда като административна. Строго се забранява поставянето на архива, където се намират кетъринг услуги, магазини за хранителни стоки, се съхраняват вещества от категорията на опасните от пожари и агресивни и се използват подходящи химични технологии.
2. Не е възможно да се постави в неотопляема стая, където не се спазват санитарни и хигиенни изисквания. Недопустимостта на разрушената архивна сграда вече е посочена по-горе.
3. Особено важно е да се спазват изискванията за пожар за разполагане на архива. Безопасността му за възможни пожари е една от най-основните условия за надеждно съхранение на документацията. През януари 2009 г. Министерството на културата на Русия, със заповед № 3, одобри редица регулаторни изисквания, определени в специалните правила за противопожарна безопасност на Държавния и общинския архив на Руската федерация. Когато съхранявате документ, този регламент трябва да се спазва стриктно.
4. Изграждането на сградата трябва да гарантира, че тя не може да бъде наводнена. Стаята трябва да има резервен изход. В никакъв случай не е възможно да се премине през него тръбопровод (водни или газ).

Възможно ли е да архивирате в сутерен?

Препоръчително е да не помествате архивното хранилище в сутерена, горните етажи или да реконструирате пространството на таванското помещение като такова.

В случай на остра необходимост може да има изключения от това правило. Приемат се, когато мазето е сухо и добре отоплено, оборудвано с изкуствена вентилация, което може да осигури двукратно или трикратно обмен на въздух в рамките на един час. Архивът на горните етажи или в таванската стая е възможно само ако е осигурен подходящ режим на влажност и температура.

Много е важно архивът да се постави във връзка с кабелното устройство. Той трябва да бъде затворен тип с херметични щепселни контакти. Кабелите от преносимо електрическо оборудване са снабдени с гумена изолация. В помещенията не може да има склад с общи или подови превключватели.

Непропускливите и неагресивните материали се избират като строителни материали за довършване на архивни магазини. Пожарогасителна система трябва да бъдат персонал с неутрални средства, безопасни за документи. Не се допуска използването на пожар в склада, включването на отоплителни уреди или поставянето на чужди предмети.

Нека да обобщим резултатите

След като избраната област отговаря на всички горепосочени изисквания за архивиране, се взема окончателно решение дали е подходящо или непригодно за използване. Възможно е да се вземе такова решение след проверка на санитарната и епидемиологичната инспекция и държавния противопожарен надзор. Архивът може да се постави там, където е планирано, само след процедурата за преминаване на подробен преглед.

Неговата цел - да се изясни стаята огън и определяне на подходящо ниво, да се запознаят с основна структурна издръжливост, гарантира здравината на припокриване между етажите при изчисляването на потенциалната натоварване (оборудване за архива, а теглото на съхраняваните документи), проверите наличността и актуално състояние на системите за вентилация и отопление.

В одита участвали като представители на организацията (обикновено служителите на бъдещата архив) и служителите на всички съответни услуги - .. Building, пожар, сигурност и т.н. Резултатите от проверката са отразени в изготвянето на окончателния акт.