Меморандум - правим според изискванията

Документният оборот на всяко предприятие е съвкупност от документи от различно естество, систематизирани по определен начин. Един от документите е меморандум.

Общи характеристики и цел на документа

Първо, трябва да отбележим, че меморандумът е бизнес документ, който е информативен и в същото време препоръчителен. Тя е предназначена да бъде предоставена на ръководителя на предприятието или на непосредствения надзорен орган. Този документ може да бъде съставен от всеки служител на компанията по две причини:

1. По инициатива на самия работник.
2. По нареждане на ръководството.

Във всеки случай такъв документ съдържа подробна информация за конкретен, единствен въпрос. Всъщност това е мнението на служителя, изразено в писмен вид. Има случаи, когато за вземането на решение лидерът трябва да знае мнението на подчинените си за обстоятелствата по дадено дело. След това служителят е длъжен да формулира мотивиран отговор и в крайна сметка да добави своето лично мнение под формата на конкретни предложения и препоръки. Следователно такава бележка вече става частно мнение на конкретно лице.

Не се бъркайте

При подготовката на документ е необходимо да знаете точно какво се изисква да се осигури. Някои видове бизнес кореспонденция много сходни помежду си и могат лесно да бъдат объркани. Например, бизнес бележките са три вида: официални, отчетни и обяснителни. Същевременно има три значителни разлики между тях, които не позволяват на информираното лице да направи тази грешка. Тези документи се различават:

1. От получателя, т.е. от този, за когото са предназначени. За разлика от длъжностното лице, обяснителна бележка е написана от името на непосредствения надзорен орган, а докладният доклад също може да бъде изготвен директно на директора на предприятието.

2. По темата и семантичния товар на представената информация. Обяснителната тема е ясно от заглавието. Офисът е част от бизнес кореспонденцията между структурните звена на компанията. Темата на доклада може да е различна:

• периодично отчитане;
• единичен предоставяне на информация по въпроса за интереса.

3. Ако службата и обяснителната служба служат за използване в рамките на предприятието, меморандумът може да бъде от вътрешен или външен характер. В първия случай тя е предназначена за директора на компанията, а във втория случай за висшия орган.

Когато се изготвя документ

Меморандумът е принудена мярка. Той се съставя, когато сегашната ситуация е извън контрол и заплашва предприятието със сериозни проблеми. С други думи, състоянието на нещата трябва да бъде критично. На този етап служителят предоставя информация на вниманието на ръководството и уточнява фактите, които са му известни. Това може да е заплаха за изпълнението на плана или за получаване на очакваната печалба. Целта на документа е да привлече вниманието на мениджърите към проблема и да се опита да поправи ситуацията. Всеки специалист по свой начин представлява решението на ситуацията. В доклада подробно описва собствената си версия и излага собствените си виждания по този въпрос. За улеснение на възприемането на информацията този документ е съставен в напълно свободна форма. Този стил позволява абсолютно всеки служител да изрази своята гледна точка по конкретен, единствен въпрос, без да се страхува да не бъде разбран от останалите.

Причини за съставяне на документа

Има няколко причини, поради които може да се изготви бележка. Може, разбира се, да има пример или уникален шаблон за всички възможни случаи. Но всеки конкретно взет случай изисква индивидуален начин на представяне. Причините могат да бъдат много различни:

• закъснели за работа;
• на трудовата дисциплина;
• неизпълнение на задълженията;
• конфликт между служителите;
• отчет за резултатите от извършения одит;
• информиране на информация за направената грешка;
• заплаха от провал на планираната задача;
• информация за неприемливо поведение на служителя.

Има много причини и всеки от тях изисква индивидуален подход и конкретен процес. След като получи информацията от първа ръка, началникът трябва внимателно да я разследва и да вземе компетентно решение. Често има нужда от получаване на допълнителна информация от други участници в проблема. Те ще бъдат принудени да представят своите обяснения на ръководството по отношение на поставения въпрос.

Ако някой счупи нещо

Нарушенията в условията на производство не са необичайни. Без тях работният поток и комуникацията между хората са невъзможни. Най-често има доклад за нарушение трудова дисциплина. Поведението на служителя на работното място винаги е двусмислено. Всяко отклонение от общоприетата норма обикновено се възприема като нарушение и води до подходящо наказание. Само ръководителят на предприятието има право да наложи санкция, така че останалите служители, включително и непосредственият надзорник, могат само да го информират за инцидента и да предложат неговата възможност да повлияе на небрежния колега. Алгоритъмът за съставяне на такъв отчет е както следва.

1. Име на услугата или единицата. Това е показано в горната лява част на листа.
2. Адресат (началник на дружеството). Показва се в горния десен ъгъл.
3. Име на документа. Написах малко по-надолу с големи букви с червена линия.
4. Номер на документа.
5. Място на съставяне.
6. Заглавие.
7. Текст на документа: и положението на нарушителя, датата на нарушението, вида на нарушението, причината за инцидента, предложението за възстановяване.
8. Позиция, пълно име и подписа на служителя, изготвил документа.

Ако един колега е виновен

Бележка към служителя може да бъде съставена от непосредствения надзорен орган или колега. По-често причините за неговото изготвяне са отрицателни: нарушение, неправомерно поведение, недостойно поведение. В този случай бележката е насочена към установяване на факта на инцидента и спиране на повторението на подобни в бъдеще. След като получи такъв документ, главата трябва да разбере ситуацията и да вземе решение. В този случай зависи от това дали ще бъде наложена наказание на служителя или не. Ако настъпи отрицателно събитие за първи път, можете да се ограничите до предупреждение и инструктивен разговор. Ако нарушението е преминало в системата, след това ще бъде наложено наказание в съответствие с трудовото законодателство. Мениджърът е длъжен да наложи виза, в която решението да бъде записано. Може да се изготвят отчети за служителите и по други причини. Например, ръководителят на звеното има право да състави бележка, адресирана до директора, за популяризирането на подчинен на съвестна работа или добре изпълнена задача. Принципът на компилация е същият, само текстът е положителен.

Трудно ли е да напишете доклад?

Не е трудно да напишете меморандум. Ако е необходимо, винаги може да бъде взета извадка от секретаря. Много подобни документи минават през ръцете му. Основното нещо е ясно да се посочи същността на случилото се. След като прочете такъв документ, управителят трябва да има ясна представа за това, което инициаторът на това "послание" иска да каже. Фактите трябва да бъдат описани по хронологичен ред, стъпка по стъпка, така че да се появи ясна и ясна картина като цяло. Също така трябва да се има предвид, че за вътрешна употреба докладът обикновено се прави на обикновен лист с размери А4 (или А5). Ако информацията се предоставя на организация на по-високо ниво, текстът трябва да бъде отпечатан върху фирмената хартия. Такъв документ задължително трябва да бъде даден на главата за подписване. В резултат на това той ще бъде подписан от двама представители на компанията: първият - компилаторът, а вторият - директорът. Информацията може да бъде потвърдена с допълнителна информация. Те обикновено се предоставят заедно с основния документ под формата на номерирани заявления.

За да направите всичко възможно

За да се чуе информацията, е необходимо да знаете как да напишете меморандум. Такъв документ обикновено се състои от три основни части.

1. Причината, която служи като извинение за написването на такава бележка. Необходимо е ясно да се очертае ситуацията и да се изброят всички известни факти.
2. Мнението на автора за това, което се случва. Трябва да анализираме подробно ситуацията и да предложим нашето решение на възникналия проблем.
3. Общи заключения и конкретни стъпки.

Информацията трябва да бъде накратко и възможно най-ясно, така че при четене на адресата да не се губи мисълта. В противен случай описаните факти могат да бъдат неправилно интерпретирани, а взетото решение няма да доведе до желаните резултати. В текста не е необходимо да изразявате свои собствени предположения или да нарушавате реалността. Този метод противоречи на правилата. Ако има такава нужда, тогава самият адресат ще се интересува от мнението на инициатора, за да разбере какво се е случило и да вземе окончателно решение.

Последователност на действията

Например можете да разгледате конкретен случай на неизпълнение на задълженията. Меморандум за служителя се изготвя от непосредствения надзорен орган, за да осигури управлението на предприятието. Като начало служителят получава време да коригира грешните си изчисления. В противен случай, ръководителят на съответната служба в присъствието на трима свидетели представлява действие че служителят не е изпълнил задачата в рамките на предложените срокове. След това нарушителят трябва да напише обяснение по цялата формуляр, като посочи причините.

Служител не може да направи това. В този случай той губи последната възможност да се защити. Обяснителен меморандум се изпраща на ръководителя за запознанство. Той изразява окончателното си решение под формата на резолюция. Информацията е насочена към отдел "Персонал" за съставяне на нареждане за възстановяване. Степента на наказание се определя в съответствие със закона. Ако престъплението се окаже доста сериозно и освен това се повтаря, резултатът може да бъде уволнение от работа по съответната статия.