Пример за цел на бизнес пътувания за правилна регистрация

Известно е, че примерът за целта на командировки може лесно да бъде намерен в специализирани списания за счетоводители. Изглежда, че не е трудно да се възползвате от готовия опит. Все пак, ако формулираме целта на пътуването неправилно, разходите по него не могат да бъдат взети предвид в разходите за намаляване на облагаемата печалба на дружеството. Следователно, за да обоснове "пътуването" на даден служител, трябва да бъде внимателно и предпазливо.

Какви документи трябва да се подготвят?

Много е удобно, когато една организация работи в организацията, която знае как да организира бизнес пътуване. Но във времена на масови намаления много собственици на малки предприятия трябва независимо да водят записи и да правят по-голямата част от официалните документи.

Частни предприемачи и служители, които не завършват счетоводни курсове, ако е необходимо, се интересуват от това как се извършва регистрирането на командировки.

Не е тайна, че тази процедура включва няколко етапа.

1. Ръководителят на компанията издава заповед за бизнес пътуване под формата на T9. Той съдържа:

• Пълно име работниците и служителите;
• неговия персонал;
• офис;
• разделение на фирмата (отдел, сектор, отдел), в която служителят работи;
• цели и цели пътуването, условията, източниците на финансиране (обикновено средствата на работодателя);
• местоназначение.

Към поръчката е приложен документът - основа на пътуването (бележка за услугата или покана).

До 2013 г. също е необходимо да се подготви сервизно задание и разрешително за пътуване. Тези формуляри вече не трябва да се попълват. Разходите за труд на счетоводителите намаляха, но възникнаха нови въпроси: как да се потвърди фактът, че пътуването е на официална нужда и как да се докаже, че целта на бизнес пътуването е постигната?

В това отношение в много организации служителите продължават да издават сертификат за бизнес пътуване. Това е малък и в същото време много информативен документ. Целта в документа за пътуване е същата като в реда.

2. Работодателят придобива билети за пътуване, резервирайте хотелска стая.

3. Командирът се подписва, за да бъде информиран за поръчката, получава билети за пътуване и информация за мястото на пребиваване.

4. Изчисляват се дневните квоти. Съгласно законодателството, те са:

- 700 рубли. на ден - за напускане на територията на Руската федерация.

- 2500 rub. на ден - с чуждестранни бизнес пътувания.

Работодателят може по своя собствена инициатива да увеличи плащанията, но в този случай той ще бъде задължен да участва в бюджетния данък върху доходите, натрупан от сумите, превишаващи тези стойности.

5. Заплатата на служителя се изчислява за времето на престоя му извън основната услуга. Това е средната дневна доходност, умножена по броя на дните на бизнес пътуване. Ако времето, прекарано в командировка, попада частично през почивните дни или празниците, заплатите за тези дни се изчисляват на двоен размер.

6. При връщане от пътуването, служителят попълва предварителния отчет за разходите по формуляр № AO-1 и придружава документите: пътни билети, ваучери за хотели, пътни карти, проверки за гориво, ако е необходимо.

7. Резултатите са обобщени: целта на пътуването е постигната ли е? Служителят изготвя писмен отчет или представя документи, потвърждаващи факта, че изпълнява служебното задание.

Какво ще стане, ако заявената цел на пътуването не бъде постигната?

Възможно ли е да се направят пътни разходи в този случай за счетоводни цели, за да се намали облагаемата основа? Този въпрос все още поражда противоречия между счетоводителите и представителите на Федералната данъчна служба. Последните твърдят, че разходите за неефективно пътуване не се приемат за данъчно счетоводство.

Счетоводителите и собствениците на фирмите от своя страна искат да признаят, че бизнес пътуването на служителя е от производствен характер, независимо от неговия резултат. Често те успяват да защитят своята гледна точка в съда.

По-специално, примерът за целта на командировки е много често - "Подписване на договора с клиента". Възможно е транзакцията да не се осъществи. Данъците смятат, че в този случай неразумно прехвърляне на разходи за командировки към разходи за намаляване на печалбата. Ръководителите на предприятията обаче многократно са доказали, че в хода на преговорите са установени силни бизнес връзки с потенциални клиенти, които биха довели до сключването на договор в бъдеще. Съдът призна правото на данъкоплатеца да приема разходи за бизнес пътуване до данъчното счетоводство.

"Универсална" формулировка за официални задачи

Понастоящем опитни одитори препоръчват: ако има съмнение, че целта на пътуването ще бъде постигната, е по-добре да го определите в реда с общи фрази. При формулирането на задачи се допуска използването на свободни формулировки. Нека да дадем примери за целите на бизнес пътуванията, които не задължават служителя да документира факта на задачата:

"Иванов, И. И е изпратен до г-н H-sk за:

• решаване на производствени проблеми,
• преговорите за възможно сътрудничество,
• установяване на бизнес контакти,
• пазарни проучвания за възможността за закупуване на стоки. "

Командирът не изпълни задачата, посочена в заповедта

Ако е определена конкретна цел и не е постигната, е допустимо да се изиска обяснителна бележка от служителя, съдържаща информация за:

• защо не беше възможно да изпълни служебното задание,
• какъв е резултатът от пътуването,
• отколкото провежданото "пътуване" е икономически изгодно за фирмата.

При наличие на писмо от служител, данъчните органи като цяло признават, че пътните разходи за данъчното счетоводство са законосъобразни.

Какви са условията, които трябва да бъдат изпълнени при задаване на задание за услуга?

За съжаление нормативните документи не включват правилни примери за туристически цели като модел. Задачите, които служителят трябва да реши по време на пътуването, работодателят определя самостоятелно. При изготвянето на поръчка обаче е важно да се вземат предвид някои точки:

1. За да се позволи приемането на пътни разходи за данъчно счетоводство, оперативната необходимост от преместване на служител в друг град или държава трябва да бъде очевидна. Например разходите, свързани с пътуване до корпоративен празник или церемония по награждаване, не могат да бъдат включени в разходите за намаляване на печалбите.
2. Целите и целите на пътуването трябва да съответстват на служебните задължения на служителя.
3. Терминът и пътят на "пътуване" не може да противоречи на причината за това. Например, ако служител беше изпратен на командировка за участие в изложба, той трябва да замине в обратна посока в рамките на 24 часа след края на събитието.

Изпълнително управление

Първите лица на фирмите и техните заместници отпътуват по правило за други градове и държави за:

• провеждане на ключови преговори с партньори,
• участие в официални мероприятия,
• установяване на контакти с потенциални клиенти.

Бизнес пътуването на лидера най-често се извършва не чрез поръчка под формата на T9, а чрез поръчка, съдържаща фразата: "Оставям се в. ______________ с цел" шелпинг ". На разположение, както и в реда, е необходимо да се посочи името. и положението на служителя, местоназначението, целта и мисията на пътуването.

Ето някои примери за работни задания, които първото лице на фирмата може да назначи на себе си или на своите заместници:

• Преговори с OOO "Kit";
• демонстриране на проби от продукти на LLC "Стандарт";
• участие в изложбата "Електрически материали на Русия", Москва, 27 септември 2016 г .;
• презентация за участниците в срещата "Космотехника" на 20 юли 2016 г .;
• Участие в семинара "Как да оцелеем финансовата криза" на 21 август 2016 г., проведено в Москва от Център за обучение "Консултация" на OOO;
• представяне с лекция на студенти и завършили студенти от Московския държавен университет на тема "Държавна подкрепа на местния производител";
• обмен на опит с участниците в конференцията "Бизнесът е лесен и с удоволствие", проведен от 10 до 15 октомври 2016 г .;
• професионално развитие;
• запознаване с новите технологии.

Пътуването на директора и неговите заместници може да бъде свързано и с контрола на качеството на клоновете на компанията. Да дам няколко примера:

• обобщаващ финансовата и икономическата дейност на дъщерното дружество OOO Nasha Firma за първата половина на 2016 г .;
• участие в одита на финансовите и търговските операции на дъщерното дружество LLC "Enterprise" в N-ske;
• извършване на анализ на качеството на работа и атестиране на персонала на допълнителния офис № 0233 в А-ска от 02 до 10 септември 2016 г.

Ако е необходимо, целта на пътуването може да бъде разделена на няколко по-тесни задачи. Те обикновено не са посочени в поръчката, но са отразени във вътрешните документи на компанията.

Така например могат да бъдат зададени следните задачи с цел "преговори с перспективата" LLC за възможно сътрудничество ":

1. Запознаване и лична среща с генералния директор на OOO Perspektiva: демонстрация на рекламни материали, пробни продукти, обсъждане на сроковете за доставка.

Очакван резултат:

• да установи контакт с ръководителя на OOO Perspektiva,
• да донесе информация за конкурентните предимства на продуктите на LLC "Нашата компания" и ползите от сътрудничеството,
• да се споразумеят за договор за доставка на първата партида от стоки.

2. Участие в срещата с отдела за доставки на LLC "Enterprise", обсъждане на условията на договора.

Очакван резултат:

• Да получи правото да доставя стоката на 100% платима сума, при условие че OOO "Perspektiva" предоставя отстъпка на едро от не повече от 20% от цената, посочена в ценоразпис (вариант 1);
• Съгласен съм за доставка на стоки в размер на един тон суровини на месец без отстъпка, като плащането е на вноски за период не по-дълъг от 3 седмици (вариант 2).

При връщане от пътуването директорът обобщава дали целта на пътуването е постигната.

Мениджъри по продажбите на бизнес пътувания

Как да организираме бизнес пътуване за служител, отговарящ за обслужване и продажби на клиенти? Мениджърите по продажбите обикновено имат ясни цели, изразени количествено. Колко добре и ефективно служителят изпълнява бизнес плана зависи от неговите доходи и перспективи за кариерно развитие.

Ако служителят, отговарящ за работата с клиенти, не успее да изпълни основната цел на бизнес пътуване (за продаване), работодателят все още иска да получи максимална информация за потенциалния клиент, перспективите за сътрудничество с него, както и причините, поради които не е в състояние да сключи сделка.

Освен това ръководителят на компанията, насочен към разширяване на клиентската база, е важно да се разбере коя от конкурентните фирми потенциалният клиент си сътрудничи и при какви условия се сключват договорите.

Следователно, когато мениджърът по продажбите е изпратен по време на бизнес пътуване, пред него е поставена многостепенна цел, включително задачи, които засягат не само преговорите с клиента, но и събирането на пазарна информация.

Основното задание за услугата може да звучи, както следва:

• водене на преговори и установяване на първоначален контакт с LLC "Future Client";
• сключване на договор за доставка на материали за дружеството "Клиент" АД;
• разширяване на клиентската база, проучване на пазарните възможности на г-н N-ska;
• участие в изложбата "Строителни материали днес" на 1 август 2016 г .;
• обмяна на опит с мениджъри продажби на западния клон на компанията - участие в корпоративната конференция "Печеливши сделки";
• обучение на нови служители на отдел продажби на западния клон;
• организиране и провеждане на семинара "Успешна работа".

"Сключване на договор за доставка на стоки" - най-популярната цел на пътуване на служителите, отговорни за работа с клиенти. Тя може да бъде разкрита в задачите:

• среща с представител на отдела за покупки на LLC "Бъдещ клиент", идентификация и анализ на нуждите;
• посещение на компанията и конкурентите на "претендент 1" и АД "претендент 2" като "таен клиент": получаване на ценови листи, събиране на информация за условията на сътрудничество с клиента, отчитане на отдел Маркетинг, идентифициране на силните страни на "претендент 1" и АД "Кондитер 2";
• преговори с ръководителя на отдела за покупки на LLC "Бъдещ клиент", демонстрация на продуктови проби, споразумение за условията на договора;
• среща с генералния директор на LLC "Бъдещ клиент", подписване на договора.

При връщане от пътуване, мениджърът по продажбите трябва да докладва за изпълнението на всяка задача и получените резултати. То е придружено от протоколи от преговорите, анализ на нуждите на потенциалния клиент, материали за маркетингови проучвания, копия на търговски предложения, подписан договор (ако има такъв).

По същия начин могат да бъдат формулирани и целите за пътуване за началника на клиентската единица или директора на отдел продажби.

Към ръководния екип могат да бъдат назначени следните задачи:

• провеждане на вътрешнофирмен одит на продажбите,
• контрол върху работата на клона на дружеството,
• участие в заседанието на Комитета за подобряване на качеството на обслужване на клиенти,
• Предоставяне на отчет за продажбите на членовете на съвета на директорите на годишната среща.

Пътувайте с цел закупуване на материали

Директорите на предприятията, както и служителите на звена, занимаващи се с обществени поръчки, често се изпращат на командировки с цел закупуване на стоки за нуждите на предприятието.

В този случай, в реда, можете да посочите всеки пример за целта на бизнес пътувания от следното:

• провеждане на преговори с OOO "Потенциален доставчик 1" и OOO "Възможен доставчик 2", обсъждане на условията за сътрудничество;
• установяване на бизнес контакти с "Завод" ООД, проучване на производствения процес и пробни продукти;
• сключване на договори за закупуване на суровини и компоненти с OOO "Материала" и АД "Детайли";
• съгласие на условията на договора с доставчика OOO "Производител".

Пътуване на работниците, ангажирани в производството

Често "пътуване" е необходимо за инженери за инсталиране и монтаж на оборудване, строители, работници. За тези специалисти е подходящ всеки пример за задача за пътуване от следното:

• инсталиране и първоначално тестване на производствено оборудване "Линия-1" в магазините на "Клиент"
• монтаж, въвеждане в експлоатация и въвеждане в експлоатация на "Конвейер-100"
• гаранционното обслужване на машината "A-2",
• Планирани работи по производствената линия на АД "Клиент"
• непланиран ремонт, ремонт на повреда на машината,
• предотвратяване на оборудване.

Шофьори на бизнес пътувания

"Служителите на кормилото" често трябва да пътуват до други градове с цел транспортиране на стоки, документи, доставка на специалисти на работните места.

Пътуването на служител от тази категория обикновено се свързва с изпълнението на такива задачи:

• доставка на търговски директор на LLC "Стандарт" на мястото на преговори с LLC "Клиент"
• получаване на материали в склада на доставчика, доставка на товари на територията на OOO Nasha Firma,
• ремонт на автомобили, закупуване на резервни части,
• техническа диагностика на автомобил в сертифицирана сервизна служба.

заключение

Сега знаете кои точки е важно да обърнете внимание при назначаването на служител. В тази статия можете да изберете пример за целта на пътуванията, което е подходящо за вас лично.