Предварителен бизнес отчет. Форма на предварителния доклад

За сметка на средства, които се издават на служители на организацията по време на пътуване или за други нужди, се използва специален формуляр. Тя се нарича "предварително доклад

Управление на документи

За изпращане на командировки е необходимо да се издадат:

• реда;
• сервизно задание;
• идентичност.

При връщане, доклад за изпълнението сервизно задание.

Служителят трябва винаги да държи сертификата за пътуване с него. На всяка точка от него се правят бележки за часа на пристигане и заминаване. Съгласно чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят трябва да възстанови на служителя за такива разходи: за пътуване, наемане, дневна надбавка, други разходи, договорени с ръководството.

Обикновено парите се дават на служителя преди напускане. В съответствие с Правилника за извършване на парични транзакции на територията на Руската федерация тази операция е формализирана Поръчка в брой (CSC) въз основа на заявлението на служителя, в което са посочени сумата и условията. Предоставят се средства: пари в брой от касата, банков чек, корпоративна карта, парична премия.

регистрация

От 2002 г. юридическите лица с всички форми на собственост използват специалния формуляр № AO-1. Предварителният отчет за бизнес пътуване, чиято форма може да бъде взета в счетоводния отдел на предприятието, се попълва в едно копие в рамките на три дни от датата на връщане. Той се предаде на финансовия отдел за разглеждане.

На предната страна са посочени следните данни:

• име на организацията;
• номер и дата на документа;
• името на единицата;
• Име на служителя, неговата длъжност;
• назначаване на средства: бизнес, бизнес пътуване, покупка на материали и др .;
• в таблицата данните за предишния аванс се декларират, ако има такива. В него се посочва и размера на отпуснатите средства, изразходваната част, салдото на средствата или пренасищането (в рубли и копейки).

Формата на предварителния доклад се попълва от две страни. На гърба има списък с документи, които потвърждават разходите (чекове, билети, разписки и т.н.), техните номера и дати, размера на разходите. В долната част на масата лицето трябва да подпише сметката си.

Счетоводни бележки

След получаване на формуляра служителят на финансовия отдел трябва да попълни следните данни:

• "Счетоводно записване" - осчетоводявания с броя на подсметките, на които се отразяват изразходваните суми;
• състава на заявленията - брой предоставени документи;
• определя утвърдената сума на изразходваните средства и поставя подписа на главния счетоводител;
• принос на салдо или преизпълнение;
• номера и датата на SSP или CW;
• Налице е разписка под линия за рязане за приемане на документи. Тук счетоводителят записва инициалите на служителя, номера и датата на отчета, изразходваната сума (с думи), броя на предоставените документи.

Завършеният аванс на работното пътуване се изпраща за одобрение до ръководителя на организацията.

При връщане от командировка служителят трябва да премине:

• сертификат;
• сервизно задание;
• доклад за пътуването с документи, потвърждаващи разходите.

Ако сте използвали карта, трябва да прикачите чекове от банкомати. В случай на пътуване от чужбина служителят трябва да предостави копия от паспорта и страниците, отбелязани с датата на преминаване на границата.

Доклад за мисията, чийто пример ще бъде представен по-късно, се изпраща на главата за одобрение. Неизползваната част от средствата се връща незабавно на касата или се задържа от заплатите. Максималният размер е ограничен до 20% от нивото на доходите, в редки случаи - 50%.

Въвеждане на данни в програмата "1C Счетоводство"

Въз основа на попълнения и одобрен актуализиран отчет програмата генерира публикации за използването на средства. За тази цел е предоставен документ със същото име, който се отваря в меню "Каса" на лента с инструменти.

В списанието трябва да създадете нова форма, като кликнете върху бутона "Добавяне". В нея се попълват следните реквизити:

• "Def. лице "- служител на FIO.
• "Задание" означава "пътни разходи".
• Разделът "Аванси" в табличната част на документа посочва номера на паричното сетълмент, на който са издадени средствата.
• В долната част на прозореца полето "Приложение" показва броя на предоставените документи.
• В раздел "Други" са посочени разходите, посочени в документа "Отчет за пътуването".

пример

Билетът за пътуване № 8956 от 20.03.14 - 2500 рубли. без ДДС.

Разписката за настаняване № 1245 от 20.03.14 - 2400 рубли. без ДДС.

Помощ изчисление (на ден) - 600 рубли. без ДДС.

След като документът бъде завършен, трябва да бъдат генерирани следните записи: DT 26 KT 71.01.

Помощ за издръжка

Това е отделна част от разходите, която не е документирана. Парите се дават за собствените нужди на служителя. Дневната помощ е една и съща за всички населени места. Според закона максималната дневна надбавка, която не подлежи на данък върху доходите на физическите лица, е 700 рубли. За суми над тази сума трябва да бъде начислен данък в размер на 13%. Размерът на дневните надбавки за пътувания в чужбина зависи от държавата на местоназначение. Изчисляването се извършва в календарни дни, включително уикендите и празниците, времето, прекарано на пътя. Плащането може да се извърши в брой, въз основа на молба на служител или чрез банков превод. Втората опция често се използва. Но когато прехвърляте такива суми на "заплата" карти, може да има данъчни рискове, които са свързани с преквалификация на средства. За да се избегнат конфликти, организацията трябва да отразява в счетоводната политика способността да прехвърля пари на всички реквизити на служителите. В противен случай държавните агенции могат да добавят допълнителен данък върху доходите на физическите лица, застрахователни премии, както и санкции и глоби.

Няколко думи за чужди командировки. Организацията може да издава пари на служителя в брой в рубли, чуждестранна валута или прехвърляне на картата. Размерът на дневната надбавка се определя колективен трудов договор или чрез местни правни актове. Периодът на престой в командировка се изчислява с марките в паспорта. В случай на принудително забавяне на транзита дневната помощ се изплаща от ръководството.

Пример за доклад за пътуване напред

Име на фирмата
EDRPO номер

Предварителен доклад № 10 от 01.04.2015 г.

Индивидуален: Иванов АА Катедра: Работна среща Позиция: Електротехник

Цел: домашна работа

Доклад за използването на средства, които се предоставят за командировка № __-______
или за доклад № RKO-15 от 19 април 2015 г., сумата от 500 рубли. 00 копи.

Докладът е потвърден:
Общо получени: 500 рубли. 00 копи.

Общо върнати към одобрението: 0 rub. 00 копи.

(попълва се от счетоводител)

Общо получени: 500 рубли.

Прекараха 500 рубли. 00 копи.

Баланс: 0,00 руб.

Докладът се потвърждава в размер на: 500 рубли. 00 копи.

Преизпълнение: 0 рубли 00 копейки.

Приложение: 1 документи

1. Проверете № 1245 от 20.04.2015 г.

Депозитът в сумата ___________ е издаден от PKO No. ____ от _____.
Издаден свръхексплоатация: RKO № ___ от ____.

Дата Подпис

Така че формата на предварителния доклад е попълнена. Всички разходи се определят, като се вземат предвид копейките.

заключение

Докладът за предварително пътуване потвърждава използването на средства от служителите. Формулярът показва: от кого, кога и колко пари са изразходвани. Всички чекове и разписки са прикрепени към него, което потвърждава използването на парите. Формулярът се предава за разглеждане от счетоводния отдел и след това от ръководителя на организацията.