Докладвайте документи за пътуване за настаняване

Всяка задача, възложена на служителя, предполага представянето на отчети за неговото изпълнение. А бизнес пътуване до друго населено място в този случай не е изключение. Изпращайки се извън града с конкретно задание от ръководството, служителят трябва да се погрижи за това при връщане да носи със себе си счетоводните документи за пътуване. Това правило е задължително за всички служители на предприятието.

Необходими документи за бизнес пътуване

Специфичността на много организации (предприятия) осигурява постоянна комуникация с партньорите. Но много от тях често са извън това селище. Ето защо някои служители са принудени да пътуват до друг град, за да решат важни производствени проблеми.

За да се потвърди изпълнението на конкретно задание при пристигане, те трябва да попълнят съответното отчетни документи за бизнес пътници. Само след това счетоводният отдел ще може да заплаща на служителите направените разходи за периода на изпълнение на служебното им възлагане. Списъкът на служителите, които имат право да пътуват, както и продължителността и други подробности за пътуването, обикновено се определят от някои споразумения, различни местни разпоредби или колективен трудов договор. Във всеки случай, когато пътувате по пътуване, служителят трябва да има:

1. Свидетелство за пътуване. Въпреки че от 2015 г. тя официално е премахната, но много предприятия все още го използват по стария начин.
2. Съответният ред на главата.
3. Официалната задача.

Това са основните отчетни документи за пътувания, без които всяко пътуване на служител няма да има основа.

Плащане на командировки

Изчисленията със служителите за счетоводството на завършените задачи произвеждат постепенно. Първо, преди да напусне, на служителя се дава аванс, чийто размер се изчислява въз основа на наличните норми. Тези средства се предоставят за плащане на пътуване, наемане на жилища, допълнителни разходи, свързани с настаняване (на ден) и други нужди, разрешени от работодателя. Крайно изчисление се прави след връщане, работникът ще предаде издадените счетоводни документи за бизнес пътници. Те трябва да съдържат:

• Предварителен отчет, който изброява всички извършени разходи;
• бележка в случай, че служителят е трябвало да използва собствения си транспорт или да го наеме за работа.

Заедно с доклада за сметка на счетоводния отдел също трябва да премине удостоверението за пътуване, което трябва да бъде знак за предприятията, посетени от служителят, осъществяващ възложената на него услуга. Име на организацията трябва да съответства на това, което първоначално е било посочено в заповедта. Ако в случай на необходимост от производство са необходими посещени компании, намиращи се в други населени места, този факт трябва да се отбележи в доклада за мисията.

Срок на пътуването

За отпътуване по време на командировка на работника се издава два основни документа (разрешение за пътуване и пътуване), които по принцип се дублират. И двете съдържат информация за местоназначението и времето на пътуването.

Първият ден от пътуването е напускането на служителя от постоянното му място на работа. Датата на заминаване е посочена в билета на използваното превозно средство (автобус, влак, самолет). И денят се брои до 24 часа. По-късно следващият ден се разглежда. Това трябва да се вземе предвид при закупуването на билети. Последният ден се определя от датата на връщане, посочена също в билета. До 2015 г. изчислението е извършено въз основа на информацията, посочена в разрешението за пътуване. Но след влизането в сила на Резолюция № 1595 на Руската федерация от 29 декември 2014 г. е достатъчно да се представят документи за пътуване под формата на билети за пътуване, за да се потвърди отпътуването. Те ще служат като доказателство за срока на пътуването, на базата на който счетоводната служба ще плати на служителя "на ден" (допълнителни разходи, свързани с настаняване). Тези средства се предоставят за храна на лице, което е далеч от дома във връзка с изпълнението на служебни задължения от името на ръководството. Следователно е възможно подобни разходи понякога да се наричат ​​"полска помощ", която се изчислява въз основа на нормите, одобрени от правителството на Русия.

Сваляем корпус

По време на бизнес пътуване, много от служителите предварително си резервират стаите си в хотели. Това гарантира, че те могат да останат там при пристигането си. Но понякога не е възможно да се използва такава услуга поради липса на налични места или служителят предпочита да реши този проблем на място. В този случай той ще трябва да се задоволи с настаняването. Тази опция също е възможна.

След завръщането си той ще трябва да посочи това обстоятелство, като изготви счетоводни документи за пътуване. За живеене в апартамент той ще получи компенсация, размерът на който е одобрен с отделна разпоредба. Общата сума ще се състои от дневно плащане, умножено по броя на дните, прекарани в командировка. В някои случаи ръководството на предприятието наема апартамент в района, където най-често служителите му оставят да разрешават производствени проблеми. Това значително улеснява жилищния проблем на служителя. Той е право в една стая под наем, без да харчи собствените си пари. Следователно при връщане предприятието не трябва да му възстановява нищо.

Възстановяване на разходите

При връщане вкъщи служителят може да разчита на възстановяване на направените от него разходи по време на служебното си пътуване. Понякога те дори са несъизмерими с действителните разходи. Това може да се случи в случай, че той не е предоставил подкрепящи документи на счетоводната служба или произволно неоснователно превиши максимално допустимите стандарти. В този случай служителят ще трябва да се заеме лично с ръководството. Какво трябва да бъде включено в счетоводните документи за пътуване? Извадка от окончателния отчет за напредъка е списък на всички финансови разходи на служителя.

По правило се възстановяват следните суми:

1. Дневни надбавки, чийто размер зависи от броя на дните на командировката. Те се потвърждават от билети или документи за пътуване. В Русия има еднакви приемливи лихвени проценти, според които за деня служителят трябва да постави 700 рубли (в страната) и 2500 (когато пътува в чужбина).
2. Транспортните разходи се потвърждават от оригиналите на билетите, закупени в билета.
3. Жилищни разходи. Възстановяването се извършва въз основа на подадени чекове и фактури.

Разликата между аванса и действително изразходваната сума на служителя ще бъде в състояние да получи при изчисляване на заплатата за текущия месец.

Настаняване в хотел

Оставяйки на бизнес необходимостта, служителят, като правило, решава различни важни за предприятието въпроси. Много от тях не могат да бъдат решени в един ден. И в друг град, той се нуждае някъде да прекара нощта. Най-простият вариант е хотел. Там всеки посетител може да намери всичко, което е необходимо за пребиваване.

Какви са отчетните документи от хотела за бизнес пътници? Това обикновено е разписка (фактура) за плащане на услуги за настаняване. Това е строга форма на докладване форма 3-G, която отразява следната информация:

• хотелски реквизити;
• име на документа, номер и дата на регистрацията му;
• данни за посетителя (име, страна на пребиваване, данни за паспорта, адрес на регистрация и дата на пристигане);
• изчисляване на жизнения стандарт с подлежащ на приспадане ДДС;
• фирмен печат.

Заедно с профила в отдела за сметки трябва да изпратите касова бележка, която се издава на същото място в хотела след извършване на плащането. Това ще бъде потвърждение за разходите, които трябва да бъдат възстановени. Допълнителните услуги (резервация, кафе, пералня, паркинг, телефон, летищен трансфер и др.) Могат да бъдат включени в сметката. Те се изплащат само ако са предвидени в колективния трудов договор на предприятието или с личното разрешение на ръководството.