Правилник за командировки. Бизнес пътуване: определение, ред за регистрация и плащане

В много предприятия служителите се изпращат на командировки, включително в чужбина. Редът на тяхната организация, условията на плащане и други важни въпроси се регулират от ТС и редица нормативни актове. Сред последните, по-специално, Резолюция на правителството 749 "За официалния бизнес." В този закон се определят правилата за компенсиране на разходите, направени от служители на държавни органи и институции, изпратени в друга местност за работа.

Какво е бизнес пътуване?

Определението на понятието е определено в член 166 от ТС. Според нормата пътуване е пътуване на служител от името на работодателя за извършване на работа извън мястото на постоянна работа. Посоката се извършва за определен период от време.

Бизнес пътуване не се счита за пътуване на служители, чиято работа:

1. Това се извършва по пътя.
2. Това е пътуване.
3. Не е определен от трудов договор.

Съответно те не са обхванати от правилата за пътуване. Този документ също така не важи за:

1. Бременни служители.
2. Непълнолетни работници.
3. Лица с деца под 3 години или деца с увреждания до 16 години.

Наредба за официалния бизнес

Разработва се в предприятия, чиито дейности не могат да се извършват без пътуване на служители в районите, отдалечени от постоянното работно място. Правилникът за официалния бизнес е местен акт. Единната форма на нейното законодателство не предвижда. Ето защо всяка организация трябва самостоятелно да разработи този документ.

структура

Правилникът за официалната дейност трябва да включва информация за:

1. Видове бизнес пътувания. Служителите могат да бъдат изпратени в друга област на страната или в чужбина.
2. Съставът на разходите, които се възстановяват на служителите.
3. Случаи, в които служителят има право да откаже да пътува.

Тези елементи са задължителни за включване в Правилника за пътуванията. Документът може да съдържа друга информация, в зависимост от спецификата на дейностите на организацията.

уговорена среща

Правилата за пътуванията предвиждат ясна регулация на разходите, които могат да бъдат понесени от служител, работещ в друга местност. Информацията за разходите, от своя страна, се използва за изчисляване на основата на данъка върху печалбата. Фиксираните разходи (заплащане на престой в командировка, пътуване и др.) Намаляват размера на данъчната основа и съответно размера на данъка.

Важен момент

Изготвеният в предприятието регламент не се прилага за всички служители, които работят извън постоянното работно място. Това не работи, ако продължителността на едно бизнес пътуване не надвишава един ден и самото пътуване не се извършва в друго населено място.

Специфичност на регламентите

Както знаете, вътрешното законодателство непрекъснато се подобрява. Периодични изменения и промени се правят в правните актове. На свой ред, на свой ред, местните разпоредби също се коригират. Регламентът за командировки не е изключение. Изменения на този документ са направени през 2015 г. Основата е горепосоченият правителствен указ № 749.

Според промените ръководителят на предприятието трябва да издаде поръчка, преди да изпрати служителя на командировка. То определя основните работни условия на обекта в друго населено място.

настаняване

По правило хората, пътуващи в друга местност, наемат настаняване или пребивават в хотел. За определяне на действителната продължителност на пребиваването на гражданин извън работното място се използва договор за наемане или платена сметка. Тези документи се използват, ако служителят няма пътни документи.

Правилникът може да определи минималната дневна надбавка по време на бизнес пътуване. Това е сумата, която се възстановява на служителя за живеене. Неговият минимален размер е 550 рубли на ден. Ако служителят няма документи, потвърждаващи факта, че живее в хотел или квартира под наем, размерът на обезщетението се намалява.

пасаж

Съгласно Правилника за служебните пътувания обезщетението за преместване на друго място и обратно се извършва в размера на действителните разходи. За да получи обезщетение, служителят трябва да предостави оправдателни документи.

Възстановяването на разходите е за сметка на предприятието. Плащането за пътуване по време на бизнес пътуване и обратно в съответствие с наредбите, определени с решение на правителството № 749, се прави от федералния бюджет. Ако разходите надвишават нормите, разликата се компенсира чрез спестяване на бюджетни средства.

Продължителност на пътуването

Тя зависи от спецификата на трудовата дейност на работника. Например, ако е свързано с инсталиране и настройка, продължителността на пътуването не трябва да бъде повече от 1 година (календар). В този период са включени дните на тръгване и пристигане. За останалите служители максималният период на пътуване не е повече от 40 дни.

Ако е имало нужда от удължаване на командировка, в края на срока, определен от правилника, на работника или служителя трябва да му бъде предоставен отпуск в продължение на 7 дни. Останалата част се изплаща за сметка на предприятието. След завършване на почивката служителят отново е изпратен на командировка, за да завърши задачата.

Реалното време на пребиваване в друга местност се установява от марките, които се правят в разрешението за пътуване. Ако гражданинът е изпратен на няколко точки последователно, знаците за пристигане трябва да бъдат направени във всяка точка.

тръгване

Служителят се изпраща на командировка въз основа на заповед на ръководителя на предприятието. Ръководителят на отдела, в който работи гражданинът, представлява задачата. Той описва основните дейности на лице в друга местност.

В деня преди заминаването служителят получава сертификат за бизнес пътуване. Ако гражданинът се върне от предишното пътуване в деня на заминаването, документът се изготвя съгласно общите правила.

плащания

Заедно с непосредствения надзорен орган служителят оценява разходите. Същевременно се вземат предвид нормите, предвидени в Правилника. Решението за увеличаване на разходите се взема от ръководителя на предприятието. Основата за неговото произнасяне е официална нота на непосредствения командир на пътника.

Разчетите за разходите се одобряват от директора на организацията и гл. счетоводител.

В деня преди заминаването служителят получава аванс съгласно одобрената прогноза. Същевременно служителят изготвя разписка, която предава на счетоводния отдел. В него той се съгласява да задържи неусвоените аванси от приходите си, ако останалата част от баланса бъде пропусната.

Допълнителни разходи

Ако необходимостта от тях е възникнала по време на бизнес пътуване, служителят трябва да се споразумее за разходите с непосредствения надзорен орган. Фактът на разрешение за извършване на допълнителни разходи се потвърждава чрез факсимилно съобщение, чието прехвърляне се записва в дневника на изходящата документация.

Отговорността за разходите, превишаващи установените стандарти, се поема от непосредствения командир на командирования гражданин, който ги е одобрил.

пристигане

Служителят трябва да се върне на работното място в деня след завръщането. Членът на персонала отбелязва пристигането си в сертификата.

Пристигналият служител съставя отчет за изпълнението на заданието. Документът се изготвя в произволна форма. Докладът се представя на незабавния ръководител на пристигнатия служител в рамките на два дни от датата на подготовката.

В допълнение, в рамките на 3 дни. Служителят прехвърля предварителен отчет до счетоводния отдел. Приложени са:

1. Свидетелство за пътуване.
2. Документи, потвърждаващи извършените разходи (трудов договор, разписка за хотелско плащане, билети за пътуване и др.).

Ръководителят на предприятието одобрява доклада за направените разходи в рамките на нормите, предвидени в правилника и оценката. Разходите, направени от служителя над установените лимити, които не са съгласувани с непосредствения ръководител, не се компенсират.

В тридневния период от момента на пристигането, служителят трябва да депозира баланса на аванса (неизползваните средства) в касовия отдел. Ако парите се връщат по-късно или изобщо не се връщат, сумите се приспадат от заплатата.

Гаранции за служителите

За всички служители, изпратени на командировки, местоработата и печалбата остават. Ако размерът на заплатата за пътуването е по-малък от сумата, изчислена въз основа на заплата, на работника или служителя се предоставя допълнително плащане до желания размер (без да се вземат под внимание квотите). То се прехвърля на служителя от средствата на предприятието.

Наречената сума се облага с данък върху доходите на физическите лица.

Персоналът, пътуващ на командировка, е подчинен на правила за начина на работа и почивка. Картата за отчетите на служителите се попълва в съответствие с графика за основното място на заетост. При пристигането на гражданина картата за отчитане се коригира в съответствие с данните за разрешението за пътуване.

Ако дадено лице е било изпратено на пътуване за работа на почивка или уикенд, той има право на допълнителна такса в размер на двойна дневна ставка. Ако от страна на работодателя гражданин напусне в служебно пътуване на почивен ден, след завръщането си той получава ден на почивка.

Неработоспособност за работа

Ако командированият служител е болен, ранен или по други причини не може да изпълнява трудовата си функция, на него му се възлага облага. При временна нетрудоспособност пътуването на служителя се прекъсва от първия ден. Бизнес пътуването се възобновява следващия ден след възстановяването.

През периода на неработоспособност служителят получава обезщетение за разходите за наемане на жилище. Изключения са случаите, когато гражданите се лекуват в болница.

Плащане на пари

Прехвърляне на средства на командирования гражданин може да се извърши:

1. Чрез изпращане по пощата.
2. От кабинета на касиера чрез довереник.
3. Към сметка в банка или друга кредитна институция.

Разходите за изплащането на z / p командировани служители се поемат от наемателя.

Помощ за издръжка

Служителят получава 800 рубли на ден за всяко бизнес пътуване. (включително празници и уикенди, дни на път, време на принудителни спирки). Сумата, надвишаваща сумата, установена в клауза 3 217 от статия на Данъчния кодекс, подлежи на облагане с данък върху доходите на физическите лица.

Ако служителят бъде изпратен в района, откъдето може да се върне на мястото си на постоянно пребиваване ежедневно, не се извършва плащане на дневен ред.

Други разходи

При наличието на подкрепящи документи служителите получават компенсация за разходите за:

• Дълго разстояние разговори по телефона в хотел или под наем, от мобилен телефон до директен надзор в размера на действителните разходи. Документ за потвърждение е разпечатката на обажданията, предоставени от местния телекомуникационен оператор.
• Разходите за използване на интернет в размер на не повече от 50 рубли на месец.
• Разходи за представителство. Те се компенсират от служителите на административния апарат. Възстановяването се извършва в размер на действителните разходи, но не повече от 2,5 хил. Рубли. на служител.
• Други разходи, договорени с непосредствения надзорен орган на командированото лице, одобрени от ръководителя на предприятието и Ch. счетоводител.

Бизнес пътувания в чужбина

Обезщетение на разходите в чуждестранна валута във връзка с пътувания в чужбина, включително авансово плащане, изплащане на неизползваната част се извършва в съответствие с разпоредбите на федералния закон "За валутната регулация".

През периода на пътуване на служител, изпратен в чужбина на командировка, плащането на дневник се извършва при пътуване през територията:

• Русия - в сумите и по реда, определен с наредбата "относно особеностите на ръководството на служителите по официално пътуване", одобрена с правилника. Правителствена резолюция № 749 (ал. 2, т. 11 за командировки в Руската федерация).
• Чуждестранната държава - в размера и по реда, определен от същия нормативен акт (параграф 2 от параграф 11 за командировки в чужбина).

При пребиваване на гражданин от територията на Руската федерация денят на преминаване на държавната граница е включен в периода, за който плащането на дневна надбавка се извършва в чуждестранна валута. При пристигането си в Русия денят на преминаване на границата е включен в дните, за които трансферът е направен в рубли. Тези дати се определят от марките, направени от граничните органи в паспорта на служителя.

Ако служител е изпратен в две или повече чужди страни, дневната надбавка към датата на пресичане на границата между страните се начислява в чуждестранна валута по ставките, предвидени за територията, на която лицето е изпратено.

В случай на изпращане на служител на територията на държавите-членки от ОНД, с правителството, от които е сключил споразумение, съгласно което на документацията, за да въведете / излизане на граничната охрана не поставят марката, преминаване на границата е настроен на датата на билети за пътуване.

Ако пътникът е принуден да отложи пътя, дневната надбавка за това време се изплаща по нареждане на ръководителя на предприятието с наличието на оправдателни документи.

Служител, който отиде в чужбина и се завърна в Русия в същия ден, плащанията се извършват в размер на 50% от размера на разходите. Тя се определя от правилата, предвидени в ал. 2 т. 11 от разпоредбата, одобрена. Правителствен указ № 749.

Разходи за пътуване в чужбина

Разходите се компенсират на наетото лице съгласно правилата, установени в т. 12 от Наредбата, утвърден с правителствен декрет № 749. Освен това, наетото лице се компенсира:

1. Разходи за регистрация на паспорт, виза, други изходни документи.
2. Консулски такси.
3. Такси за влизане или транзит на превозни средства.
4. Разходи за регистрация на медицинска застраховка.
5. Други задължителни разходи.

Възстановяването на допълнителни разходи, направени от служител, изпратен на чуждестранно бизнес пътуване, се извършва при предоставяне на съпътстваща документация по начина и в сумите, установени в ал. 2 11 от разпоредбата.

В случай на временна нетрудоспособност на гражданин по време на неговия престой в чужбина той получава обезщетение за разходите за наемане на жилище (хотелско настаняване). Плащанията се извършват през целия период, когато субектът не може да изпълнява служебните си задължения или не може да се върне в мястото си на постоянно пребиваване. Изключения са случаите на стационарно лечение. Въпреки факта, че служителят е на пътуване в чужбина, временното обезщетение за инвалидност се изчислява по начина, предвиден в националното законодателство.

заключение

Предприятията, които са принудени да изпращат своите служители на командировки, трябва да имат одобрена разпоредба, уреждаща процедурата и условията за такива пътувания. Съществуването на такъв документ ще избегне много проблеми на практика.

Регламентите ясно установяват процедурата и размера на компенсаторните плащания, правилата за съставяне и представяне на авансови отчети и възстановяването на допълнителни разходи. Всичко това е от практическо значение за предприятието.