Предварителният отчет е ... Предварителен отчет: проба за попълване

Авансов отчет е документ, който потвърждава разхода на средства, издавани на отговорни служители. Тя се издава от получателя на пари и се предоставя на счетоводната служба за проверка. След това предварителният доклад се представя на главата за одобрение. Разходите, отразени в документа, подлежат на отписване по начина, определен от ПНУ. Нека разгледаме допълнителни функции и извадка от попълването на предварителния отчет.

Доставка на средства

Получаването на пари от отговорния служител се извършва в касата на предприятието. Основата за това е разходната част. То трябва да посочва целта на средствата.

Ръководителят на предприятието издава заповед, която определя списъка на служителите, които имат право да получават средства за икономически нужди. Същият местен закон установява сроковете, за които могат да бъдат издадени суми.

Доставка на предварителния отчет

Този документ се предава на счетоводния отдел в рамките на три дни от края на периода, за който са били издадени средствата. Формулярът се представя заедно с документите, потвърждаващи разхода на пари. В този случай служителят изчислява разходите и салдото на средствата.

Пример за завършване на предварителния отчет: лицева страна

Документът се предоставя в едно копие.

Ако вземете някаква проба от предварителния отчет, можете да видите, че тя е попълнена от двете страни. На лицевата страна отговорният служител посочва:

• Номер на документа.
• Дата на попълване на предварителния отчет.
• Име, длъжност и отдел, в които той работи.
• Номер на персонала (ако има такъв).
• Цел на аванса.

В лявата част от същата страна е необходимо да попълните таблицата. Той съдържа данни за предишния аванс, средствата, получени в момента, размера на разходите, превишенията и салдата.

Отзад

Обратната част на извадката от предварителния доклад е предназначена за посочване на списъка с документи, потвърждаващи разходите. Те могат да бъдат:

• Свидетелство за пътуване.
• Проверява ККМ.
• Разписка.
• Стоки, транспортни товарителници.
• Фактури и др.

Отговорният служител посочва и размера на разходите за документите. Номерирането на документите, приложени към доклада, се извършва в реда, в който са посочени във формуляра.

нюанс

На предната страна има линия 1а, а отзад - 6 и 8. В предварителния отчет тези полета се попълват, ако средствата са били издадени на отговорно лице в чуждестранна валута. Например служителят е изпратен на командировка в чужбина.

Препоръки за счетоводителя

Специалистът първо попълва лицето на формуляра. На първо място в таблицата "Счетоводна отчетност" е необходимо да въведете информация за броя на сметките и сумите на кореспондентите.

На задната страна на формуляра се отразяват приетите за счетоводни разходи. В предварителния отчет тази информация се вписва в клетки 7 и 8. В допълнение се посочват сметките (подсметките), като дебитът на тези разходни средства се изразходва (глава 9).

След това се издават оправдателните документи, проверява се точността на формата и целевото изразходване на средствата. След приключване на всички процедури, счетоводителят поставя марка върху отчета. Той посочва, че документът е проверен и размерът на разходите е одобрен (той е написан с цифри и думи).

От предната страна се попълва и разписка, която се дава на отговорния служител.

Формулярът трябва да бъде подписа на служителя, който е потвърдил документа, и ch. счетоводител с преписи.

Ако е необходимо, формата на доклада трябва да включва информация за сумите на салдото или преизпълнението, подробности за документите (поръчките), за които ще бъде извършено окончателното сетълмент.

Одобрение от управителя и отписване на суми

Потвърден доклад се предава на директора на организацията. Трябва да го подпише. За целта има съответна графика в предната част на документа в горната част. Формулярът може да бъде подписан не само от управителя, но и от друг служител с власт. След одобрението докладът се взема предвид при отписването на средствата.

Остатъкът от аванса се изплаща на касата на предприятието.

забрани

Ако отговорно лице е в просрочие на предишни аванси, издаването на средства не е позволено. Освен това е забранено прехвърлянето на получени средства на служители на трети страни.

Условия за съхранение

Те са установени със закон. За различните документи се определят периодите им на съхранение. Като правило предприятията избират максималния период.

Въз основа на под. 8 1 от т. 23 от Данъчния кодекс, данъчните и счетоводните документи и другите удостоверения трябва да се съхраняват най-малко 4 години. В клауза 4 283 от Кодекса има 10-годишен срок за документи, потвърждаващи загуби. Струва си да се отбележи, че информацията за разходите се използва от организациите за намаляване на облагаемата основа.

Федерален закон № 402 гласи, че първичната документация трябва да се съхранява най-малко 5 години след края на отчетния период.

Работете в "1C"

Предварителният отчет се прави по правило на компютъра. За да направите това, можете да използвате програмата Exel или "1C". Последното се прилага в повечето предприятия. Обмислете накратко схемата за проектиране в "1C".

За да работите, трябва да отворите документа "Адванс отчет". Създава се от раздела "Производство" или "Каса". В менюто изберете желания елемент.

След това ще се отвори дневникът на документацията. Всички отчети се съхраняват тук. За да създадете нов документ, кликнете върху бутона "Добавяне". След това изберете "Индивидуално".

След това се избира желаният тип документ. Например "Изтегляне на средства в касите за парично сетълмент". След това се отваря регистър на поръчките. Желаният документ е избран тук.

Табличната част отразява информацията, която се съдържа в поръчките.

След това се попълва вторият раздел. Тук трябва да посочите продуктите, закупени от отговорния служител. Например, тя може да бъде формуляри. Ако кликнете върху "+", можете да добавите нова позиция.

Ако по време на придобиването е използвана опаковка, която може да се върне, тази информация трябва да бъде отразена в съответната клетка.

При осчетоводяване на материали и стоки с помощта на фактури. 631 се използва раздел "Таксуване". Колоната "Други" отразява информация за допълнителни разходи. Например това може да бъде цената на горивото и смазочните материали, използването на Интернет и т.н.

За да отпечатате документа на хартия, кликнете върху бутона "Печат".