Контрол на паричните операции на банката. Преглед на системите за управление на паричните средства

Касов апарат е огромен данъчен и счетоводен сектор, регулиран от различни регулации и широки кодекси на практика. Те трябва да бъдат спазвани от всички организации и индивидуални предприемачи, които уреждат сметки с контрагенти, използвайки пари в брой. Тъй като в тази област на счетоводството често има различни видове машинации, всяка година контролът върху касовите операции става все по-сложен, затегнат и модернизиран. В тази статия се разглежда ролята на касата в предприятието, референтните правила, както и методите и системите за контрол на операциите.

Ролята на паричните средства в организациите и банките

Касата на предприятието е необходима за организациите, които приемат и издават пари в брой. Целта на тези операции може да бъде всяка: издаване на заплати на персонала, пътни разходи, разходи за офис поддръжка, приемане на плащания от клиенти, сетълмент с доставчици. Всички тези действия трябва да се извършват чрез касата. Контролът върху касовите операции се възлага на данъчната служба.

Когато в обичайния рутинен диалог се използва думата "пари", самият касов апарат се появява пред очите. Всъщност, в организациите не е просто технология за контрол. Касиерът на физическо или юридическо лице е цялата система, която включва работната станция на касата, софтуера, самата машина, наличието на отчитане, спазването на ограничението и правилата за събиране. Специалистът, работещ в този сайт, също трябва да бъде правилно декориран.

Правила за оборудване на помещенията

Контролът върху паричните операции започва с изискванията, наложени върху помещенията, в които се намира самата каса. Без подходящо оборудване и оборудване, които се изискват от правилата и разпоредбите на Централната банка, касата не трябва да функционира. Разбира се, не всички организации спазват правилата. Подобен подход, на първо място, може да доведе до глоби, а от друга страна, това е опасно за парите и служителя, които са отговорни за тях финансово. Банковите организации трябва да спазват всички изисквания, в противен случай те могат да бъдат лишени от лиценз. По-долу са общите изисквания за оборудването на касовия апарат:

• Наличието на само една врата, която се затваря отвътре. Заключването на вратата трябва да е надеждно, в някои случаи да се използват железни болтове и болтове, както и катинари, така че е невъзможно да се счупи вратата отвън.
• В стаята има прозорец за връзка с клиенти, приемане и издаване на пари в брой. Прозореца също трябва да бъде плътно затворен и да е оборудван с катинар. Между другото, размерът на вратата и прозореца са ясно регламентирани. Отбивката от установените размери е разрешена, ако предприятието има единица за сигурност.
• Стаята трябва да е оборудвана с метални шкафове. Те трябва да бъдат закрепени към носещите конструкции на сградата, така че да не могат да бъдат изваждани заедно с детайлите на интериора, към които са закрепени. В края на работния ден шкафовете са заключени и запечатани.
• Вентилацията и прозорците трябва да бъдат добре затворени и оборудвани с метални решетки.
• В стаята трябва да има два пожарогасителя.
• Касовия апарат трябва да бъде под защитата на сигнална система, която сигнализира от различни защитни вериги към местната полиция или организация за сигурност.

Как да работите с касата

Контролът върху касовите операции предполага определен ред на работа. При пристигането си на работното си място основната отговорност на касата е да провери целостта на печатите върху кутиите и сейфа, както и да види дали има някакви признаци на хакване и неразрешено влизане в помещенията. Ако не откриете никакви тревожни признаци, можете да започнете работа. Ако има признаци за присъствието на някой друг, е необходимо незабавно да се обадят на правоприлагащите органи и преди пристигането на персонала да се гарантира неприкосновеността на документите, оборудването и мебелите, намиращи се в касовия апарат. Проверете дали липсващите от сцената лица могат да бъдат само в присъствието на полицейски служители. В тях се разказва съдържанието на сейфа. След проверката на помещенията актът се съставя в четири екземпляра: единият е за полицията, вторият за застрахователното дружество, третият за самата компания. Четвъртото копие е необходимо, ако има по-добра родителска организация.

Достъпът до стаята, в която се намира касовата каса, трябва да бъде само с касата, изпълнена за всички изисквания на Централната банка и TCRF, както и на шефовете. Комплект от ключове, предназначени за началници, трябва да бъде запечатан и съхраняван на безопасно място. В касата няма да има лични каси. Има само това, което принадлежи на бизнес организацията.

Съществуват и изисквания към сумата на паричните средства, които могат да се съхраняват в касовия отдел на организацията. Необходимо е предварително да се изчисли и документира лимита на документалните фондове, за който не трябва да има пари в брой в края на работния ден. За да се поддържа лимита, се извършва специална операция - събиране, което означава, че специализиран транспорт с надеждна защита прехвърля пари на банката. Малките клонове на банката събират средствата си в основните складови помещения, а организациите - към банката, с която имат договор за сервиз и поддръжка. Нарушаването на лимита на паричните средства може да бъде само за три дни, когато заплатата е дадена на служителите на организацията.

Процедурата за издаване на средства от касата

Контролът върху касовите операции на банката и организациите се основава на ясна процедура за фиксиране на всички действия в брой. Всички операции са надлежно документирани и отразени в различни видове бизнес счетоводство.

Системата за управление на паричните средства включва отразяването на всички манипулации с използване на пари в брой входящи и изходящи парични преводи, авансови отчети, проверки и сертификати за използваните парични ресурси, издадени по доклада. Всички транзакции се записват в касовата книга. В края на работния ден се изготвя доклад с приложените фискални фискални чекове, отпечатани от касовия апарат.

Всички операции по издаване на средства трябва да бъдат подкрепени от парични нареждания с подписа на лицето, на което са издадени. В счетоводната програма целта на издаването е включена в коментарите. Авансовите плащания и плащанията по доклада трябва да бъдат потвърдени с чекове, сертификати за извършена работа или получени услуги. Издаването на заплатите се потвърждава и от заповед за плащане в брой, както и от извлечение за заплати.

Контролът върху паричните операции и сделките по сетълмент категорично забранява издаването на средства, предназначени за едно лице срещу подписване на друг.

Правилник за работа на касата

Счетоводството и контрола върху паричните операции се разпределят преди всичко на специалист, наречен "касиер". В организации с малък персонал неговата роля може да бъде изпълнявана от следните служители:

• Главен счетоводител.
• Счетоводител на определен сайт.
• Всеки служител със специални знания и умения.

Задължително условие за всички длъжностни лица, които изпълняват функциите на касиер (дори на непълно работно време), е договор за пълна отговорност. Ако е взето решение да се направи работник в брой мениджър или счетоводител, тогава той трябва да бъде постоянно един и същ човек. Ако той отива на отпуск по болест или почивка, той се замества от друг служител, посочен в заповедта на началника, а също така подписва нов договор за отговорност. Освен това е необходимо да се състави акт на приемане и прехвърляне на материални ценности. В процеса на съставянето му се отчитат паричните средства, състоянието на технологията се проверява и всички документи се представят в присъствието на комисията. Една комисия е група от хора с най-малко трима души. Най-често той включва главния счетоводител и ръководството. Законът е изготвен в три екземпляра.

При регистрация на касата, в обслужващата банка на организацията или седалището на банката се прехвърля извадката от неговия подпис. Тя е тази, която трябва да стои на всички документи, отнасящи се до работата на касовия отдел.

Кандидатът, който твърди, че е касиер, трябва да бъде внимателно проверен, преди да кандидатства за работа за наличието на неприятни прецеденти в работата. Неговите документи и снимки се изпращат до службата за сигурност или изискват информация от правоприлагащите органи. Сега Интернет е добър помощник на работодателя по този въпрос. Има много бази данни, в които организациите споделят информация за съкратените служители, които са извършили незаконни действия на работното място.

Не се препоръчва да се работи с касата, за да се позволи на хората с алкохол и наркомании, предишни присъди, нарушители на обществения ред, както и с различни психични заболявания.

Контрол на регистрацията на касови операции

Правилността на регистрацията и наличността на всички документи е абсолютно изискване на Централната банка, обслужващата банка, данъчната служба и другите контролни органи. Финансовият контрол на паричните транзакции може да се извърши извън графика, с предупреждение, с отнемане на документация и касова технология. Много организации, особено финансови структури, практикуват планиран вътрешен одит на касата. В този случай, това ще се комисия в състав собствената си компетентност в областта на служителите, или да наеме специален одит компания, която професионално провежда всички тестове и изготвяне на доклад за проблемите, различията в операции с касата и документация.

Влизане и други видове тестове могат да бъдат засегнати от споразумението за наемане на работа, отговорност, личните данни на служителите, състоянието на паричните документи, правилността и редовността на тяхното поведение, фискалната памет на касов апарат, оборудване и съоръжения офис на касата, е отражение на сделките, валидността им в областта на счетоводството, бизнес и данъчното счетоводство.

Касови апарати

Към списъка с оборудване за контрол на паричните средства е специализиран касов апарат. Това не може да се купи в традиционните хардуерни магазини. За разлика от принтер, факс, машина за отчитане и друго офис оборудване, CMC могат да се продават само на организации, получили специален лиценз за това. По правило тези същите организации обслужват контролните компютри. Всеки касов апарат трябва да бъде регистриран в данъчната инспекция. Специално устройство за памет постоянно записва всички операции, извършвани от касата с устройството. Освен това, тези указания се предават на данъчната служба за съгласуване с представените отчети на дружеството. Всички разбивки, поправки, отписване на касовия апарат трябва да бъдат съобщени и от данъчната инспекция.

Работата с касовия апарат се изисква от всички юридически лица (предприятия), което води до получаване на пари от клиенти. Само отделни предприемачи могат да бъдат освободени от използването на CMC. Те имат право да пишат проверки на ръка, като осигуряват автентичността си със собствен печат. Но подобно облекчаване не работи за всички предприемачи. Някои дейности изискват само използването на POS.

Контрол на паричните операции

В допълнение към проверката от външни услуги е необходима вътрешна проверка. Правилата за управление на паричните средства предвиждат следния график на планираните проверки: преди представянето на годишния доклад, преди представянето на тримесечните отчети, в случаите, когато материално отговорното лице, работещо с този касиер, се променя. Също така се контролират управлението на паричните средства и касовите операции, ако служителят е заподозрян в нечестност, се разкриват факти за присвояване или измама, сумата на паричните средства не съответства на това, което се отразява в документите.

Ръководството на някои организации се придържа към политиката на чести непланирани инспекции, така че служителите да не се изкушават да се възползват от официалната си позиция и близък контакт с пари в брой. За всяка проверка се назначава специална комисия, която всеки път се състои от различни хора, които не са свързани с формирането на съдържанието на касата. Съставът на комисията се определя в акта за проверка. Често самият процес се придружава от видеозапис.

Характеристики на банковите операции

Система за управление на паричните средства банкови операции предполага по-сложна конфигурация. В клоновете на финансовите организации съществуват няколко нива на проверка, извършвани от различни специалисти. Тъй като парите минават през банката много повече, отколкото в обикновените организации, сложността и повишените изисквания за системата за контрол са напълно оправдани. Въпреки факта, че всяка година, всички операции в банките се опитват да се автоматизира, изисква минимум двама служители, които отговарят за верността на операциите: касата и главата касата. Произход извършва операции по време на работния ден, вторият дава авансова сума, събира и отчита остатъци изпълва парични документация означава, събира над пределно допустимите дневни пари в брой упражнява контрол, като на първо ниво.

Системи за управление на паричните средства и други системи за управление на паричните средства

Все по-често контролът върху извършването на парични транзакции се извършва с помощта на най-новите технологии. Значението им е видеозаписът на действията на касата, клиента, както и данните от фискалната памет на касовото оборудване. Тези данни ви позволяват да докажете неправомерни действия, измами, кражби и други измами. В съда видеоклипът ще бъде безспорно доказателство, тъй като вече не е възможно да се променят комбинираните указания на два източника.

Парични средства за контрол - система за контрол на паричните транзакции, състоящи се от парични потоци, цветен видео камера с видео сървър с висока разделителна способност, програма, която синхронизира кадри материал камера с текстови индикации за касовия апарат, както и отдалечения РС за специалиста по сигурността. В момента има много подобни системи. Всички те се основават на един и същ метод на работа, като имат различия във функционалността, разходите, развитието и методите за свързване и анализ. Сред тях могат да бъдат разграничени следните системи за мониторинг:

• DIT-POS - цената зависи от настройките на сървъра, свързва до 16 каси, интерактивно съхранява видео и текстова информация.
• POS-инспекторът е руски, струва около 6000 рубли, има функция за търсене на транзакции с параметри за проверка.
• POS-intellect също е руско развитие, тя се различава с възможността за интеграция с различни системи за търговия, текстът върху видео не е просто насложен, но софтуерът е интегриран, търсенето на видео фрагменти става автоматично.
• CHEKV е друго руско развитие със способността да се интегрира с системи за пари и търговия, с универсална система за видеозапис, софтуерна интеграция на текст и видео, със способност за хардуерни анализи на данни и автоматично търсене на фрагменти.