Информационно-референтни документи в офиса на предприятията. Тяхната цел и функции

Референтните документи за информация са най-важният компонент на съвременната офисна работа. Те най-често се попълват чрез кореспонденция на институции и предприятия с каквато и да било форма на собственост.

Значение и характеристики

Информационните и справочните документи играят предимно допълнителна посредническа роля във връзка с други ценни книжа политика за персонала. Те не са задължителни и не съдържат инструкции, но само предоставя информация за действителното състояние на нещата в компанията, според данни, които са в основата на вземането на решения и административни заповеди. Референтните документи за информация имат отличителна черта, която се състои в посоката им в системата за управление отдолу нагоре, т.е. от обикновения специалист до началника на отдела, от главата до заместник-директора или директно от генералния директор. Но има изключения, например, кореспонденция (служебно писмо, телеграма, електронна поща и др.) служи за развитие на комуникациите между служителите с еднакви задължения.

Класификация по видове

Помощните материали имат много разновидности, те включват: Помощ и меморандуми, доклади, отчети и коментари, обяснителни записки и писма, телеграми и телефонни съобщения. Адресатът им може да бъде вътрешен и външен. Така че:

• референтна документация означава документи с индивидуален характер, които се издават по едно и също искане и засягат само един служител;

• отчитане и референтни интервали, определени от специално получателя и наличието на някои типични форми, периодичност може да са тримесечни, годишни, седмично;

• аналитичен се издава както за индивидуални (еднократни), така и за периодични (редовни) заявки, има консолидиран характер, служи за събиране на обща информация.

Уеднаквяване на документи

Съставът, структурата и процедурата за регистриране на управлението на информацията се определя от всяко предприятие поотделно в регулаторните актове на политиката за персонала. Независимо от това, задължително е да се приведат всички документи до определена еднородност в състава и формата. Обединяването на документите е установяването на оптимална еднородност на формата, събирането и фиксирането на реквизитите. Унифицирани са бизнес документи, създадени от единни стандарти и правила, съдържащи цялата необходима информация за вземане на решения. Информационните и справочните документи не са изключение и също са предмет на стандартизация. Провеждане на обединението е необходимо, за да се опрости и да се подобри качеството на документите, рационализирането на процеса на търсене, подготовката и изпълнението, пишете на форми, намаляване на сложността на обработка и производство на съвременни методи, както и за намаляване на използваната списъка. Ръководство за организацията и контрола на обединението се възлага на организацията-майка за координацията и управлението на USD и OCTO.