Извадка от правилата за взаимодействие между отделите, примери

Във всяко предприятие има местни документи, регулиращи дейността му. Един от най-значимите Взаимодействие между отделите

изисквания

Какво трябва да бъде Правилник? Взаимодействие между счетоводните и икономическите отдели служителите на персонала и отдела за планиране и планиране, други структурни звена на предприятието са неизбежни в хода на своята дейност. Същевременно, контактът на служителите трябва да осигури изпълнението на възложените задачи във възможно най-кратък срок. Модел на взаимодействието между отделите, на първо място, трябва да бъде достъпна за изпълнителите. Ако лицето, отговорно за неговото развитие, ще рисува всички разпоредби, но подчинените не могат да разберат нищо, няма да има смисъл в документа. В тази връзка, формиране извадка от правилата за взаимодействие между отделите, Трябва да се вземат под внимание три основни принципа:

1. Документът се изготвя въз основа на модела на бизнес процесите. Качеството на регламентите ще зависи пряко от задълбочеността на дизайна на схемата.
2. Структурата на документа се определя от модела на процеса. Всички точки на схемата трябва да присъстват в регламентите.
3. Представянето на информация се извършва на официален, сух език. Препоръчително е да използвате кратки прости изречения в текста на документа. Формулирайте разпоредбите недвусмислено. Всички съкращения и термини трябва да бъдат декодирани.

цели

охБрошурата на правилата за взаимодействие между отделите предвижда:

1. Създаване и поддържане на реда при подготовката на документацията, ефективен контакт между структурните звена.
2. Предотвратяване на конфликтни ситуации в отбора. Ако схемите за взаимодействие за работа се определят предварително, делът на участието на един или друг служител в процесите, спорни ситуации няма да възникнат.
3. Оперативно влизане в екипа на начинаещи. Регламентът помага за разбирането на структурата на взаимодействията, определя какви документи ще се използват от служителя, с какви услуги той ще се свърже.
4. Контрол на дисциплината.
5. По-бързо прехвърляне на дела на друг служител (с прекратяване или отпуск в отпуск).
6. Предотвратяване на загубите на финансови, човешки и времеви ресурси.

структура

Каква е процедурата за взаимодействие между отделите може да се счита за правилно съставен? Документът обикновено включва следните раздели:

1. Общи разпоредби.
2. Определения, термини и съкращения.
3. Описания на процесите.
4. Отговорност.
5. Control.

приложение

Това прави, като правило, графичен модел на бизнес процеса. Той е изобразен под формата на схема, състояща се от няколко блока. Графично изображение може да се създаде с помощта на софтуерните продукти на компютъра. Схемите отразяват специфичен ред действия за изпълнение на определени задачи. Визуализацията е по-удобна от текста. Диаграмата ясно показва началото на процеса и всеки етап, връзката между тях и крайния резултат. Този модел често се използва от разработчиците регулиране на взаимодействието между отделите на компанията на 223-FZ. В схемата се открояват ключови параметри като изходи и входове, участници и клиенти. Ако новодошлите се запознаят с такъв модел, той веднага разбира спецификата на процеса и ще бъде готов да изпълни конкретна задача.

инструкция

На първия етап е необходимо да се определи предмета на документа и отговорните лица, т.е. кой прави и какви правила. Взаимодействието между отделите на счетоводния отдел, по-специално, се извършва съгласно ясната схема, определена от законодателството. В това структурно звено винаги има най-важният служител, отговорен за спазването на изискванията за отчитане. Той и може да стане човек, който отговаря за изготвянето правила за взаимодействие между отделите. проба документът трябва да бъде обсъден от всички служители. За тази цел се организира общо събрание. Ако документът регулира процеса, при който се сблъскват интересите на повече от две отдели, важно е да се включат ключовите служители в дискусията. Лицето, отговарящо за развитието, трябва да обясни на колегите си значението на прилагането на правилата.

Описание на процесите

Обемът му ще зависи от сложността на взаимодействието. Ако процесът е прост и лицето, което отговаря за него, разбира добре всички етапи на изпълнение, тогава самият той може да изготви схема за работа с други структурни звена. След това той трябва да обсъди документа с останалите участници. Ако бизнес процесът е сложен, всеки служител развива собствената си част от модела. След това всички проекти се сглобяват и обсъждат. В процеса на запознаване с основния документ, всички заинтересовани служители могат да предложат някои или други корекции и допълнения. След това правилата за взаимодействие между отделите на компанията предадени на главата.

одобрение

Тя може да се извърши директно. В този случай самият управител подписва правилата за взаимодействие между отделите на компанията. проба документът може да бъде одобрен и непряко. В този случай главата издава заповед. Данните за регистрация на административния акт се вписват в печат на одобрението.

Специфична характеристика на работата на отговорното лице

В някои организации държавата осигурява длъжността мениджър по качеството. На практика са разработени определени етапи от подготовката на документа. Те трябва да бъдат уважавани от управителя, който правила за взаимодействие между отделите. пример Основни етапи:

1. Определяне на процеси.
2. Начертайте диаграмата.
3. Подробно описание.
4. Съставяне на текст.

Отговорен специалист изучава графика на служителите в различни отдели. Това е необходимо, за да се състави описание на стандартните ситуации, включени в правила за взаимодействие между отделите. пример: "Бензиностанцията се инспектира, като се използват такива технически средства. След завършване на проучването се изготвя доклад."

Определяне на крайната цел

Лицето, отговорно за изготвянето на регламентите, трябва да има разбиране за всички процеси, да познава задълженията на служителите, да притежава подходяща квалификация и професионализъм. Целта на документа трябва да е ясна за служителите. В противен случай прилагането на регламента ще бъде допълнителна тежест за персонала.

Оптимизация и дизайн

Изчерпателното проучване на процесите, протичащи в предприятието, ни позволява да идентифицираме слабостите. Анализът на ситуации, резултати, операции дава възможност за оптимизиране на дейностите. Това на свой ред ни позволява да формулираме няколко сценария за по-нататъшно развитие. Така че предприятието може да остави всичко, каквото е, да създаде нов модел на работа или да коригира стария.

нюанси

Важно е всеки служител да разбира ясно какво трябва да направи и как постигнатите резултати ще повлияят на приходите му. Ето защо е необходимо да се обсъждат правилата, преди да бъде одобрена. Ключова роля при изготвянето на документа, разбира се, се дава на ръководителя на работната група (проект). Задачата на този специалист е да повдигне остри въпроси. Той трябва да може да предостави ясен модел на процеса. Всеки участник вижда картината със собствените си очи. Необходимо е да се постигне общо разбиране. Всеки участник трябва да обясни отговорността при създаването на правилата. В повечето случаи колективите са скептични относно прилагането на такъв документ. В зависимост от сложността на процеса въвеждането на регламентите отнема 4-12 месеца.

Характеристики на изпълнението

За въвеждането на нови регламенти е необходимо:

1. Разпознаване на предишните документи като невалидни.
2. Да се ​​въведат нови местни актове за активиране на разпоредбите.
3. Разработване на документите, необходими за прилагане на одобрените правила.
4. Подобряване или въвеждане на нови модули на автоматизирани информационни бази.
5. Да се ​​представят форми на неединни документи.
6. Променете или добавете персонал.
7. Намерете кандидати за нови позиции, назначавайте или прехвърляйте служители.
8. Обучавайте изпълнителите на новите правила.
9. Извършвайте обяснителна работа със служителите.
10. Прилагайте пробно прилагане на разпоредбите.
11. Коригирайте текста въз основа на резултатите от експерименталното изпълнение.
12. Въведете окончателната версия на документа.
13. Определяне на процедурите за контрол на качеството на регулациите.

След като се определят мерките за изпълнение на документа, главата издава заповед. Трябва да се отбележи, че във връзка с продължителността на дейностите, датата на одобрение и директното въвеждане на регламентите ще бъдат различни. Да разгледаме по-нататък основните грешки, които служителите предполагат при съставянето на документа.

Несъответствие с практиката

Важно е да имате доверие в създаването на правила за служител, който има пряка връзка с трудовата дейност в предприятието. Да предположим, че организацията е станала много голяма. Ръководството може да си позволи да създаде специална услуга, чиито задачи ще включват разрешаване на въпроси, свързани с развитието. Съответно отделът ще зададе задачата да опише всички процеси на предприятието. Но целта на това събитие не е важна за тях. Ако правилата са хора, които не участват в реална дейност, тогава управляващият ги служител няма да приложи схемата. Следователно документът няма смисъл.

Липса на гъвкавост

Много отговорни лица се стремят към максимална подробност. Тази ситуация се дължи на липсата на познания за различията между изготвянето на регламенти и описанието на реалните производствени процеси. Ако задачата е да автоматизирате операциите, тяхното подробно описание е предназначено да помогне на работниците. Необходимостта от регламенти възниква, когато много хора участват в производството. Действията им често се дублират, но всеки човек третира тази или онази операция по свой начин. Регламентът цели премахване на разногласията. Трябва да се има предвид, че служителите на организацията трябва да имат определена свобода в действията, което позволява да се вземе решение в зависимост от ситуацията. Например, клиентът може да отговори веднага, а не след известно време.

Голям обем и сложност на текста

Оптимално е регулацията, състояща се от 5-7 страници. Същевременно съдържанието му трябва да бъде просто, но кратко. Не се препоръчва използването на сложни, многокомпонентни изречения. Текстът трябва да е достъпен за разбиране. Освен това е необходимо да се обърне внимание на условията. Не бива да замествате понятията със синоними, използвайте съкращения без декодиране.

Взаимодействие между отделите за информационна сигурност и ИТ

Понастоящем контактите на тези услуги са много трудни за много предприятия. Сложността на вътрешните конфликти на ИТ и ИС отделите е свързана. Има няколко възможности за осигуряване на ефективното им сътрудничество. Първият и най-простият е наличието на служители (един или няколко), специализирани в информационната сигурност в услуга на информационните технологии. Регулиране на взаимодействието между отделите за ИТ и ИО в този случай отразява типичните подходи за сътрудничество. Организацията на работата се осъществява въз основа на установения стереотип, че информационната сигурност е част от предоставянето на информационни технологии. Ако предприятието няма конфликти между тези услуги, управителят може да помисли за осигуряване на услугата IB като отделна структура на ИТ отдела. Съответно ще бъде необходимо да се отделят повече ресурси, включително финансови, за подпомагане на такива дейности.

Типична проба

Общите разпоредби гласят:

1. Цел на документа. По правило има такава фраза: "Тези правила определят командата" - ".
2. Обхват на действието. Регламентите могат да се прилагат за работниците или съоръженията.
3. Нормативни документи, според които актът е разработен.
4. Правила за одобрение, коригиране, анулиране на регламенти.

В секцията "Условия, съкращения, дефиниции" са дадени понятията, използвани в документа. Всички съкращения трябва да бъдат декодирани. Условията трябва да бъдат изброени по азбучен ред. Всяка концепция е обозначена с нова линия в единици. ч. Определението на термина е дадено без думата "то", чрез тире. В секцията "Описание на процеса" е дадено поетапно описание. Препоръчително е да се въведат алинеи. Всеки от тях ще съответства на конкретен етап. В същия раздел са посочени служители, участващи в извършването на определени операции. Описва не само действията, но и техния резултат.

Отговорност и контрол

В регламента трябва да има указание за възможността за налагане на санкции на лица, които не изпълняват разпоредбите. Отговорността е позволена в рамките на закона. Тя може да бъде наказателна, административна или дисциплинарна. Необходимо е да се посочи името и длъжността на служител, който упражнява контрол върху изпълнението на регламентите.